Контроль дебиторской задолженности юр. лиц

Введение

Отчет «Остатки дебиторской задолженности» – это удобный инструмент контроля дебиторской задолженности. Данный отчет предназначен только для работы с юридическими лицами, т.к. основная задолженность идет именно от них.

Формирование отчета

Расположение отчета: CRM → Отчеты → Остатки дебиторской задолженности.

Сначала отчет требуется сформировать.

Отчет формируется на текущую дату и группируется по сроку оплаты.

Работа с отчетом «Остатки дебиторской задолженности»

Столбцы отчета

Отчет "Остатки дебиторской задолженности" содержит следующие столбцы:

1. «Контрагент» и «Счет»
2. «Сделка»
3. «Срок оплаты»
4. «Комментарий»
5. «Итого»: «Сумма» и «Сумма Остаток»

1. «Контрагент» и «Счет»

Отчет формируется исходя из выставленных счетов на оплату. Счет на оплату – это документ, который выставляется юридическим лицам, когда они приезжают на обслуживание.

2. «Сделка»

Сделка – это документ, на основании которого выставлен счет: как правило, счет выставляется на основании заказ-наряда.

Если в столбце «Сделка» выводится Заказ-наряд, значит, это и есть документ сделки. Если ничего нет, пустое поле – значит, заказ-наряд еще не выведен, счет выводился на основании заявки на ремонт (либо мог быть создан просто так). Чтобы счет ушел из этого отчета, в любом случае необходимо, чтобы выводился заказ-наряд. Когда заказ-наряд будет выведен и закрыт – счет отсюда исчезнет.

3. «Срок оплаты»

В счете на оплату есть строка: «Действителен до:____». Это срок действия счета на оплату. Какую дату здесь поставить, та дата и отразится в данном отчете в столбце «Срок оплаты».

Работает бизнес-процесс следующим образом:

Значение «Действителен до:» высчитывается в зависимости от того, какого числа выставлен счет, и какой срок оплаты задолженности прописан в договоре (например, 5 рабочих дней). Сотрудник, выставляющий счет, высчитывает дату вручную по календарю.

Пример: счет выставлялся 22.06, в договоре прописан срок оплаты задолженности 5 дней, высчитывается 5 рабочих дней после 22.06, и получается, срок оплаты должен быть 29.06.

Примечание: Планируется доработка – автоматизация этого процесса в программе, чтобы максимально уйти от человеческого фактора, т.к. бывает, что сотрудник ставит не ту дату, неправильно посчитав дни. При заполнении срока оплаты в поле «Действителен до:» сразу будет появляться нужная дата.

Если счет предоплатный, то с целью сортировки можно ставить дату 31.12 (последний день года), и тогда все предоплатные счета в отчете будут в конце, на дату 31.12.

Таким образом, когда записывается документ «Счет на оплату», и в нем установлена дата, он автоматически попадает в данный отчет.

Сотрудник, который отвечает за контроль дебиторской задолженности смотрит, кто должен заплатить на текущую дату.

Как только контрагент оплатит счет, этот счет исчезнет из данного отчета.

Как программа понимает, что счет оплачен:

Необходимо зайти в банковские выписки: Документы → Движения денежных средств → Банковская выписка.

Бухгалтерия разносит банковскую выписку по должнику, автоматом заполняются значения, программа подгружает сделку «номер счета на оплату», и после проведения банковской выписки данный счет из отчета по дебиторской задолженности исчезает (при условии полной оплаты по счету).

4. «Комментарий»

Комментарий – важный, очень информативный момент.

Рекомендация, как работать с отчетом «Остатки дебиторской задолженности»:

Сотрудник, который контролирует дебиторскую задолженность, за два дня до оплаты прозванивает контрагентов с напоминаниями, что от них ожидается оплата по счету № …. И в отчете, в графе «Комментарий» отписывается о результатах своего звонка (когда клиент обещал оплатить). Этот комментарий равен комментарию в счете, то есть писать надо в комментарий счета. В счет удобно перейти прямо из отчета: открыть его двойным кликом мыши и записать комментарий.

5. «Итого»: «Сумма» и «Сумма Остаток»

Если в столбцах «Сумма» и «Сумма Остаток» стоят равные значения, то, когда клиент оплатит эту сумму полностью, тогда счет из отчета исчезнет.

Если счет был оплачен частично, тогда в графе «Сумма» отображается полная сумма по счету, а в графе «Сумма Остаток» отображается долг – сколько клиенту осталось оплатить по этому счету. Таким образом, если клиент оплатил неполную сумму, то значение в столбце «Сумма Остаток» станет меньше. То есть, первый столбец отражает сумму по заказ-наряду, а второй - сумму по оплате.

Если значение в столбце «Сумма Остаток» с «плюсом», значит, заказ-наряд проведен и в состоянии «Закрыт».

Если значение с «минусом», заказ-наряд находится в состоянии «Выполнен» - он еще не закрыт.

Но «минус» в столбце «Сумма Остаток» означает, что деньги по нему поступили. Если значение такое же, только с «минусом» – значит, когда заказ-наряд закроют, то счет из этого отчета уйдет. «Минус» - удобный ориентир, когда есть работа по предоплате.

Например: Выставлялся счет на предоплату (со сроком оплаты 31.12), сделки нет, т.к. счет на предоплату выставляется на основании заявки на ремонт, а не на основании заказ-наряда, - и в отчете видно, что клиент оплатил.

Таким образом, когда в столбце «Сумма» положительная сумма, а в столбце «Сумма Остаток» отрицательная - это значит, что клиент оплатил счет на предоплату, а закрывающий документ еще не сделан.