Методический материал по теме: "Работа с Заказ-нарядами"

Время чтения ~15 мин.

Одним из основных документов 5S AUTO является "Заказ-наряд".

Заказ-наряд – это чистовой вариант заполнения информации по выполнению работ, использованию в производстве запчастей, в т.ч. материалов заказчика и т.д.

Документ "Заказ-наряд" создается для оформления заезда автомобиля. Важно создавать документ на основании Записи на ремонт, так как это не нарушит логику программы и сэкономит время в дальнейшем.

В случае создания на основании Заявки на ремонт запланированные работы, а так же контактные данные клиента и пр. переносятся из неё в Заказ-наряд.

Описания полей документа

Отметим особенности некоторых полей документа "Заказ-наряд":

1. Заказчик
Тот, кто заказывает ремонт. Может отличаться от плательщика и владельца автомобиля. Например, зять приехал отремонтировать по страховому случаю автомобиль, оформленный на тещу. Таким образом, заказчик – зять, плательщик – страховая компания, а владелец автомобиля – теща.

2. Автомобиль
Автомобиль - это транспортное средство, которое предстоит обслуживать или ремонтировать. По умолчанию для выбора предлагаются автомобили, владельцем которых является заказчик. При необходимости такой отбор можно отключить и выбрать любой другой автомобиль.

3. Причина обращения
Выбирается из справочника причин или заполняется вручную. Если Заказ-наряд открывается по предварительной записи, причина обращения переносится из заявки.

4. Цех
Цех - это место, где выполняется ремонт. Может изменяться при прохождении автомобиля по ремонтной зоне.

5. Мастер
Мастером является сотрудник, сопровождающий технологический процесс выполнения ремонта. При выборе мастера в справочнике «Сотрудники» устанавливается отключаемый фильтр по должности «Мастер»;

6. Диспетчер
Диспетчер оформляет документы по выполнению ремонта. При выборе диспетчера в справочнике «Сотрудники» устанавливается отключаемый фильтр по должности «Диспетчер»;

7. Вид ремонта
Как правило, используются такие виды ремонта, как текущий и гарантийный ремонт. Гарантийный ремонт является бесплатным.
Достаточно часто предприятия выстраивают ценообразование на работы и детали в зависимости от вида ремонта.

8. Пробег
Пробег автомобиля на момент выполнения ремонта. Заполняется для контроля корректности пробега.

9. Состояние
Текущее состояние Заказ-наряда. Необходимо для фиксации и определения стадии выполнения ремонта.

Вкладки в Заказ-наряде

Ниже перечислены вкладки Заказ-наряда, которые доступны для работы.

1. Работы

На вкладке "Работы" перечислены все добавленные работы по Заказ-наряду.

Добавлять работы можно как вручную подбирая из справочника авторабот, так и через АРМ Корзина.

Каждой работе можно назначать исполнителей и указывать процент их участия.

2. Товары

На вкладке товары показан список товаров, которые будут использоваться в ходе выполнения работ. Добавлять товары можно из справочника, из Поиска цен, а также, как рекомендуется, через АРМ Корзина.

У пользователя есть возможность подбирать детали со склада, а также включать в Заказ-наряд позиции, отсутствующие на складе с последующим формированием на них Заказа покупателя.

Сумма по работам и товарам указана под полем состояния Заказ-наряда.

3. Материалы заказчика

При необходимости на отдельной закладке "Материалы заказчика" могут быть указаны запчасти, предоставляемые клиентом.

4. Дополнительно

На вкладке "Дополнительно" можно установить скидку на весь список запчастей и авторабот. В поле "Рекомендации" можно внести свои рекомендации клиенту. Поле гарантии заполняется согласно настройкам. Данные поля переносятся в печатную форму Заказ-наряда.

5. CRM

Из вкладки CRM можно перейти в сделку, к которой привязан Заказ-наряд.

Состояния заказ-наряда

Состояние – ключевой реквизит Заказ-наряда. Переход из одного состояния в другое не выполняется автоматически - его нужно менять вручную, в зависимости от текущей стадии ремонта.

1. Заявка

Состояние приема автомобиля, устанавливается при создании Заказ-наряда. Из Заказ-наряда в этом состоянии можно распечатать сопроводительный лист и другие печатные формы.

2. Начать работу и В работе

Состояние, когда исполнители, указанные в Заказ-наряде, приступают к работам. При переходе в это состояние рекомендуется делать перемещение в производство товаров Заказ-наряда. При переведении в это состояние Заказ-наряд проводится.

3. Согласование

Если требуется согласование с клиентом, можно установить данное состояние.

4. Ожидание запчастей

Данное состояние устанавливается, когда требуется оформить или когда уже оформлен заказ поставщику по деталям Заказ-наряда и ожидается поступление этих запчастей.

5. Выполнен

Данное состояние устанавливается, когда работы выполнены, все работы и товары занесены в Заказ-наряд, при этом все товары перемещены в производство. Перед выбором этого состояния настоятельно рекомендуем проверить правильность заполнения всех табличных частей, т.к. формируются рассылки сообщений, что работа выполнена на такую-то сумму.

При этом клиенту печатаются все необходимые печатные формы.

6. Закрыт

Состояние недоступно, если Заказ-наряд не был переведен в состояние "Выполнен". Закрывать Заказ-наряд необходимо после полной оплаты по сделке. Означает окончание ремонтных работ и оформление всех необходимых документов с клиентом.

7. Отказ

Перевод Заказ-наряда в это состояние осуществляется, если выполнить ремонт не удалось по каким-то причинам (клиент отказался или невозможно выполнить ремонт со стороны СТО).

Чтобы сохранить состояние, необходимо записать Заказ-наряд.

Бонусная программа в Заказ-наряде

В Заказ-наряде можно использовать дисконтную карточку клиента.

В окне бонусной программы отображается количество баллов, которые будут начислены за Заказ-наряд, доступные баллы к списанию, а также суммарное количество накопленных баллов клиента.

Есть возможность задавать количество бонусов, которые клиент хочет потратить в данном Заказ-наряде для уменьшения стоимости сделки. Ограничение на процент оплаты бонусами устанавливается в настройках бонусной программы.

Используемые бонусы равномерно распределяются между всеми работами и товарами документа.

Печать Заказ-наряда

Документ "Заказ-наряд" в программе имеет различные печатные формы: стандартные и внешние. Есть возможность загрузить свои.

Выбрать форму можно нажатием на стрелку рядом с кнопкой "Печать".

Список наиболее используемых печатных форм:

1. Рабочая заявка

Рабочая заявка – документ, который оформляется при заезде клиента и фиксирует список выполняемых работ и устанавливаемых деталей.

2. Акт приема-передачи

Акт приема-передачи используется, чтобы зафиксировать прием автомобиля автосервисом у клиента.

3. Сопроводительный лист

Сопроводительный лист передается в цех для начала работы по Заказ-наряду. В документе отражаются работы, которые необходимо выполнить по автомобилю.

4. Заказ-наряд ФЛ (физ. лицам)

Итоговая форма Заказ-наряда, печатается после перевода Заказ-наряда в состояние "Выполнен". Выводится информация по выполненным работам, гарантии, рекомендациям и др.

В основном используется для физ.лиц, но подходит и для юр. лиц.

5. Заказ-наряд ЮЛ (юр. лицам)

Печатается после перевода Заказ-наряда в состояние "Выполнен". Особенностью данной формы является то, что работы в Заказ-наряде отображены нормочасами, а не рублями.

6. Акт об оказании услуг

Используется для печати выполненных работ. В основном требуется для юр. лиц.

7. УПД

Совмещает в себе счет-фактуру и передаточный документ. В основном требуется для юр. лиц.

Реестр Заказ-нарядов

В реестре Заказ-нарядов документы отражаются с использованием цветовой индикации в зависимости от состояния, в котором находится Заказ-наряд.

Из реестра Заказ-нарядов можно увидеть процент оплаты по определенному документу, также есть возможность принимать оплату не заходя в документ.

В нижней части реестра расположена область поиска и отбора документов. Поиск может осуществляться по различным параметрам, отдельно вынесен отбор по состоянию.