Решения

Работа с заказами поставщикам

22 июня 2022
60 мин.

Нет времени читать?

Отправим материал вам на почту

Введение

На товары, заказанные покупателем, но которые отсутствуют на данный момент на складе, оформляется документ "Заказ поставщику".

Программа позволяет работать с заказами поставщику по следующим схемам:

  • Централизованная - заказы поставщику отправляются только с одного склада, который занимается взаимодействием с поставщиками (центральный склад). При этом территориально удаленный склад принимает от клиентов заказы, размещает их во внутреннем заказе, и уже внутренний заказ пересылает в центральное подразделение.
  • Децентрализованная - заказы поставщику отправляются с каждого склада самостоятельно в соотвтествии со своими потребностями и заказами покупателей.
  • Смешанная - заказы поставщику отправляются как из центрального склада, так и из территориально удаленных складов.

Общий алгоритм работы с заказами поставщикам

Все заказы поставщикам обрабатываются единым образом:

  1. Создается и заполняется документ "Заказ поставщику".
  2. Заказ отправляется поставщику через Веб-сервис, по e-mail или другим способом.
  3. После отправки заказа устанавливается флажок "Отправлена" у каждой отправленной позиций заказа. Это можно сделать в табличной части документа или с помощью обработки "Ввод ответа поставщика".
  4. После получения от поставщика подтверждения, что заказ оформлен, в каждой позиции заказа вводится полученный у поставщика номер заказа. Это можно сделать в табличной части документа или с помощью обработки "Ввод ответа поставщика".
  5. При отгрузке товара поставщиком на основании заказа поставщику вводится, но не проводится, документ "Поступление товаров".
  6. Если в заказе поставщику произошли изменения (клиент отказался от детали или поставщик отказал в поставке), то отменяется заказ поставщику.
  7. При получении товара на склад ранее созданный документ "Поступление товаров" должен быть проведен или может быть создан и проведен новый документ "Поступление товаров".

При использовании Веб прайс-листов появляется дополнительная возможность отправить заказ поставщику через Веб-сервис (см. Работа с Веб-заказами поставщикам). Данная возможность появляется, если Веб-сервис конкретного поставщика принимает заказы, а в настройке Веб прайс-листа разрешена отправка заказов (см. Создание и настройка Веб прайс-листа).

Для фиксирования различных изменений по заказу поставщику создана специальная обработка "Ввод ответа поставщика" (см. Ввод ответа поставщика).

Оформление заказа поставщику

Оформление заказа поставщику с целью удовлетворения потребностей покупателя может происходить несколькими способами:

  • Вводом на основании заказа покупателя или внутреннего заказа.
  • Созданием документа "Заказ поставщику" с заполнением табличной части с помощью:
    • Подбор по справочнику "Номенклатура" на вкладке "Товары",
    • Подбор по списку заказанного на вкладке "Распределение заказа":

      Подбор по списку заказанного

    • Заполнение по заказам на вкладке "Распределение заказа":

      Заполнить по заказам заказ поставщику

Для оформления заказа поставщику с целью пополнения складских запасов можно:

  • Создать документ и заполнить его по минимальным остаткам товара и на основании товаров выбранного поставщика:

    Заполнение остатками заказа поставщику

  • Воспользоваться обработкой Пополнение складских запасов.

Документ имеет 2 табличные части, распределенные по вкладкам "Товары" и "Распределение заказа". Табличная часть «Товары» хранит свернутую (просуммированную по заказам) информацию о заказываемой номенклатуре, а табличная часть «Распределение заказа» - информацию по номенклатуре, развернутую по заказам покупателей (или по внутренним заказам).

При проведении документа «Заказ поставщику» увеличивается остаток на регистре «Заказы поставщикам» и на регистре «Заказы распределение». Регистр «Заказы распределение» хранит связку заказа поставщика с заказом покупателя до момента поставки (проведение документа "Поступление товаров").

Замена/отмена заказа поставщику

Для отмены заказа поставщику, в программе предусмотрено 2 способа: ввод на основании необходимых документов или использование обработки "Ввод ответа поставщика".

Способ отмены №1

  1. Если заказ поставщику распределен по заказам (заказ покупателя или внутренний заказ), то на основании заказа поставщику введите документ "Снятие распределения поставщика":

    Снятие распределения поставщика

  2. На основании заказа поставщику введите документ "Корректировка заказа поставщику" и внесите необходимые изменения в количестве заказанных позиций:

    Корректировка заказа поставщику

Способ отмены №2

Отмена с помощью обработки Ввод ответа поставщика:

Отмена через ввод ответа поставщика

При отмене с помощью обработки "Ввод ответа поставщика":

  • Если по заказу поставщика было распределение по заказам, создается документ "Снятие распределения поставщика", который также является корректировкой заказа поставщику:

    Результат отмены через ввод ответа поставщика

  • Если по заказу поставщика не было распределения по заказам, создается документ "Корректировка заказа поставщику".

Для замены деталей в заказе поставщику выполните следующие действия:

  1. Если заказ поставщику распределен по заказам (заказ покупателя или внутренний заказ), то на основании заказа поставщику введите документ "Снятие распределения поставщика":

    Снятие распределения поставщику

  2. На основании заказа поставщику введите документ "Корректировка заказа поставщику" и внесите необходимые изменения (обнулите количество у старой детали и добавьте новую):

    Корректировка заказа поставщику с заменой

  3. Распределите новую деталь через документ "Распределение заказа покупателя" на откорректированный или новый заказ покупателя (внутренний заказ):

    Распределение заказа покупателя

Работа с Веб-заказами поставщикам

При работе с документом "Заказ поставщику" с позициями из Веб прайс-листов или из локальных прайс-листов, для которых настроена отправка Веб-заказа, становится доступна опция "Веб-заказ":

Веб-заказ поставщика

Опция "Веб-заказ" позволяет:

  • отправить Веб-заказ автоматически при проведении документа (будут использованы опции отправки заказа, предустановленные в карточке Веб прайс-листа).
  • отправить Веб-заказ вручную после проведения документа (опции отправки заказа могут быть выбраны непосредственно в момент отправки).
  • не отправлять Веб-заказ, т.е. отказаться от автоматического размещения заказа у поставщика.

Опция "Веб-заказ" доступна только для тех Веб прайс-листов, у которых настроена отправка заказа (см. Настройка параметров для отправки заказа поставщику).

Таким образом, в момент обработки заказа поставщику всегда можно принять решение: заказывать товары у поставщика через Веб-сервис или самостоятельно. При отправке заказа поставщику с использованием Веб-сервиса автоматически установятся флажки "Отправлена" и заполнится колонка "Код заказа у поставщика" по каждой позиции.

Стоит отметить, что при установке опции "Веб-заказ" = "Вручную (в заказ)" появляется возможность отправить Веб-заказ с опциями, отличными от преднастроенных в Веб прайс-листе. Для этого после проведения документа "Заказ поставщику" необходимо:

  1. Установить курсор мыши на заказ, который необходимо отправить поставщику.
  2. Нажать на кнопку "Веб-заказ" на панели инструментов списка документов:

    Отправка веб-заказа

  3. В появившемся окне установить необходимые для данного заказа опции.
  4. Нажать кнопку "Корзина", если она доступна и необходимо только положить товары в корзину на сайте поставщика, или "Заказ" для непосредственного размещения Веб-заказа:

    Подтверждение веб-заказа

Ввод ответа поставщика

Обработка "Ввод ответа поставщика" позволяет в одном месте отразить все изменения по заказу(-ам) поставщику. Чтобы вызвать данную обработку необходимо нажать кнопку "Ответ" на командной панели списка документов "Заказ поставщику":

Ответ поставщика

Обработка представляет собой форму, состоящую из следующих элементов:

  1. Параметры отбора - поля для поиска заказа или позиций заказа поставщика. При открытии формы из списка документов установлены значения для полей "Отбор по поставщику" и "Отбор по заказу" согласно текущего заказа списка. При необходимости можно изменить параметры поиска и нажать на кнопку "Найти заказы".
  2. Найденные заказы - область для работы с позициями заказа поставщику, удовлетворяющими параметрам поиска. В свою очередь состоит из:
    1. Командной панели (см. Табл. 1).
    2. Табличной части с найденными заказами (в виде дерева), в которой можно выделить весь заказ или конкретные позиции заказа и выполнить действия над ними с помощью кнопок командной панели.

Табл. 1 - Элементы командной панели

№ п/п Элемент управления Действие
1 Кнопка "Обновить" Перезаполняет таблицу найденных заказов. Внесенные в таблицу данные будут очищены
2 Кнопка "Найти заказы" Осуществляет поиск заказов по установленным параметрам отбора
3 Кнопка "Отправлено поставщику" Проставляет флажок "Отправлена" по выбранным в табличной части строкам заказа. В заказах поставщику изменения применятся после сохранения
4 Кнопка "Принято" Открывает форму ввода кода заказа, присвоенного поставщиком. В открывшейся форме необходимо ввести код и нажать кнопку "ОК". В заказах поставщику изменения применятся после сохранения
5 Кнопка "Отказано" Заполняет у выбранных строк количество товара, снятое поставщиком, равное текущему количеству товаров в заказе (за минусом отгруженного количества). Количество снятое поставщиком может быть отредактировано вручную. После сохранения изменений создастся документ "Корректировка заказа поставщику" или "Снятие распределения заказа поставщика"
6 Кнопка "Отгружено" Заполняет у выбранных строк количество товара, отправленное поставщиком, равное текущему количеству товаров в заказе (за минусом снятого количества). Количество отгруженное поставщиком может быть отредактировано вручную. После сохранения изменений создастся документ "Поступление товаров"
7 Подменю "Очистить" Состоит из кнопок:
  • Отправлено и Код заказа
  • Отказано
  • Отгружено

Очищает соответствующие колонки в выбранных строках табличной части заказов

8 Кнопка "Сохранить" Применяет все изменения по позициям заказа, в результате чего обновляются заказы поставщику или создаются на основании новые документы

Примеры использования

Отметка об отправке заказа поставщику

Отправлено поставщику

Отметка факта принятия заказа поставщиком

Принято поставщиком

Отмена заказа поставщика

Отмена через ввод ответа поставщика

Отслеживание состояний заказов поставщику

Отображение состояний заказа

В Системе предусмотрено отображение состояний заказов поставщиков. Для этого необходимо нажать на кнопку "Состояние" командной панели:

Состояние заказа поставщика

После активации кнопки "Состояние" отобразится колонка "Состояние" и строки с заказами выделятся цветом, характерным для текущего состояния заказа.

Цветовое оформление состояний заказов можно изменить в справочнике "Статусы и состояния" (см. Настройка цветового оформления статусов и состояний).

Диаграмма состояний строки заказа поставщику

Состояния строки заказа

Подпроцесс "Обработка веб-заказа"

Состояния строки подпроцесс

Диаграмма состояний документа "Заказ поставщику"

Состояния заказов поставщиков

  • Необязательно:

  • Уточните, пожалуйста, почему: