Шинный отель
Нет времени читать?
Содержание
Введение
Учет оказания услуги сезонного хранения шин в системе выглядит следующим образом:
● приемка шин от клиента, осмотр на наличие повреждений;
● печать бирок для шин, выдача документов клиенту;
● прием оплаты за услугу хранения шин от клиента;
● перевозка шин на склад на хранение;
● по окончании срока хранения – выдача шин клиенту.
Все операции выполняются в рамках документа "Заявка на хранение шин" и создаваемых на его основании документов.
Для автоматизации учета сезонного хранения шин используется специальный АРМ “Шинный отель” – см. ниже.
Логика процесса учета хранения шин
1. Оформление заявки
При поступлении заявки на хранение шин в системе оформляется документ “Заявка на хранение шин” – меню Автосервис → Приемка → Хранение шин → Заявки на хранение шин:
Для оформления предварительной заявки на хранение шин необходимо создать документ “Заявка на хранение шин”:
Реквизиты документа:
● Срок хранения – дата начала и дата окончания хранения шин.
● Контрагент – клиент, который сдает шины на хранение.
● Договор – договор взаиморасчетов с контрагентом.
● Автомобиль – автомобиль клиента, на который установлены шины.
● Склад – склад компании, на котором предположительно будут хранится шины.
В дальнейшем в документе “Расходный складской ордер” может быть выбран другой склад.
Вид склада должен быть "Ордерный и ячеистый" или "Ордерный" (см. статью "Виды склада"). Использование розничного склада запрещено.
● Ячейка – ячейка склада, в которой предположительно будут храниться шины.
Заполняется, когда в правах выбрано хранение шин комплектами. В этом случае все шины в заявке располагаются в данной ячейке.
Вкладки документа:
Документ имеет две вкладки: “Услуги” и “Шины”. На вкладке “Услуги” отражаются все услуги, которые были оказаны по хранению шин. На вкладке “Шины” указываются непосредственно шины. Можно использовать кнопки автозаполнения и подбора.
Вкладка “Услуги”
Колонки таблицы:
● Номенклатура – услуги, оказываемые в рамках заявки по хранению шин.
● Количество – количество оказываемых услуг.
● Единица измерения – единица измерения услуги.
● Коэффициент – коэффициент пересчета по отношению к базовой единице услуги.
● Цена – цена услуги по хранению.
● Сумма – сумма всегда равна Цена*Количество, всегда без скидки, НДС входит в сумму если это указано в типе цен.
● Процент скидки – процент скидки на услугу.
● Скидка – сумма скидки по строке документа.
● Всего – итоговая сумма по строке документа со всеми налогами.
● Процент НДС – ставка НДС по услуге.
● НДС – сумма НДС по услуге.
● Характеристика номенклатуры – характеристика услуги.
Вкладка “Шины”
Колонки таблицы:
● Номенклатура – шина, принимаемая на хранение.
● Диск – вид диска, установленного вместе с шиной.
● Количество – количество шин.
● Единица измерения – единица измерения шины.
● Коэффициент – коэффициент пересчета по отношению к базовой единице.
● Расположение шины – расположение шины на автомобиле.
● Характеристика номенклатуры – характеристика шины в зависимости от выбранного способа учета характеристик для данной номенклатуры
(вида номенклатуры).
● Примечание – описание шины, сдаваемой на хранение. В примечание могут быть добавлены повреждения – значения из справочника “Дефекты”.
Выбранные в справочнике значения добавляются в примечание в виде строки.
● Ячейка – ячейка хранения, в которой предполагается хранение шины.
Заполняется, когда в правах запрещено хранение шин комплектами. В этом случае все шины в заявке могут располагаться в различных ячейках.
Дополнительно можно прикрепить к документу фотографии.
По умолчанию в таблицу на данной вкладке добавлено 5 строк с заполненной колонкой “Расположение”. Для более быстрого заполнению можно воспользоваться кнопкой “Заполнение” → “Заполнить шинами по умолчанию”.
Цвет текста строк таблицы "Шины" зависит от состояния документа:
● Черный – документ находится в состоянии "Новая заявка", шины на основании этой заявки еще не приходовались на склад и не выдавались клиенту.
● Зеленый – документ находится в состоянии "Шины приняты", на основании этой заявки был введен документ “Приходный складской ордер”, оприходованным этим ордером шины числятся на складе.
● Серый – документ находится в состоянии "Шины выданы", когда все переданные на хранение по этой заявке шины были выданы клиенту.
Печатные формы:
● Акт приема-передачи – акт приема-передачи шин на сезонное хранение. Содержит перечень шин и их характеристики. Является частью договора на хранение шин.
● Бирки – бирки для хранения. Печатаются на каждую шину индивидуально, используются для маркировки шин на складе.
● Договор хранения – договор сезонного хранения шин.
● Договор хранения (шаблон) – договор сезонного хранения шин в виде шаблона печатной формы для Microsoft Office и Open Office.
● Заявка на хранение шин – бланк заявки для ручного заполнения мастером автосервиса.
Данный документ не делает движений по регистрам, а поэтому после оформления заявки в базе не возникает задолженности контрагента и не появляются остатки на складах.
2. Поступление шин на хранение
Передача шин на хранение и поступление их на склад оформляется документом “Приходный складской ордер шин”.
При вводе на основании “Заявки на хранение шин” данный документ заполняется автоматически:
Документ делает движения по регистру накопления “Остатки товаров ордерный склад” (кнопка "Перейти → Движения документа"):
Шины приходуются только на ячеистый склад для того, чтобы не было возможности использовать их как товар. Т.е. для того чтобы пользователь не смог по ошибке продать взятые на хранение шины.
3. Возврат шин клиенту
Для возврата шин клиенту после окончания срока хранения на основании “Заявки на хранение шин” вводится документ “Расходный складской ордер шин”:
Данный документ также делает движения по регистру накопления “Остатки накопления ордерный склад” – списывает остатки с данного склада.
Отражение в финансовом учете
Помимо складского учета важной является финансовая сторона учета хранения шин.
Факт оказания услуг по хранению шин отражается документом “Реализация товаров”, при его формировании возникают взаиморасчеты с контрагентами.
Для приема оплаты необходимо на основании “Заявки на хранение шин” создать документ “Реализация товаров”. В таком случае реализация автоматически формируется с хозяйственной операцией “Акт об оказании услуг” и заполняется данными:
В случае необходимости на основании Акта также выписывается Счет-фактура.
Затем на основании “Акта об оказании услуг” вводится платежный документ (например, Приходный кассовый ордер, Расходный кассовый ордер, Банковская выписка) и закрываются взаиморасчеты с клиентом.
АРМ “Шинный отель”
Для более быстрой и удобной работы по учету хранения шин в программе существует АРМ “Шинный отель”.
АРМ "Шинный отель" представляет собой рабочее место мастера по приему и выдаче шин на сезонное хранение автосервиса. Предназначено для оформления Заявки на хранение шин, а также для ввода подчиненных документов.
Переход к АРМ осуществляется через меню Автосервис → Приемка → Хранение шин → Шинный отель:
В окне АРМ следует открыть для редактирования имеющийся документ “Заявка на хранение шин” либо создать новый.
Для поиска используется строка заголовка АРМ. Есть возможность искать по различным критериям: по номеру документа, по наименованию контрагента, по наименованию, гос. номеру или VIN-коду автомобиля, а также по комментарию к документу.
Кнопка “Настройка полей поиска” служит для указания перечня полей, по которым производится поиск. В форме настройки полей поиска обязательно должно быть выбрано хотя бы одно поле.
Также можно воспользоваться кнопкой “Выбрать документ в списке и загрузить в АРМ” на нижней панели – при этом открывается список документов “Заявка на хранение шин”.
При создании новой заявки через АРМ, так же как и в документе, необходимо указать клиента, автомобиль, сроки хранения и т.д. – заполнить параметры в разделах “Клиент и автомобиль” и “Параметры расчета”.
В разделе "Шины" следует выбрать шину и диск, затем нажать кнопку “Заполнить” и выбрать вариант, сколько шин принимается на хранение – 4 или 5. Ячейки будут заполнены указанными значениями.
Назначение реквизитов в ячейках эквивалентно содержимому таблицы документа “Заявка на хранение шин”. В поле “Фотография шины” может быть добавлено фото.
Раздел “Шины” по умолчанию отображается в виде ячеек. При нажатии на кнопку “Таблица / Ячейки” можно переключиться на вид “Таблица” и обратно:
Раздел “Услуги” содержит таблицу вкладки “Услуги” документа “Заявка на хранение шин”.
После заполнения всех полей необходимо сохранить заявку нажатием на дискету в правом нижнем углу экрана.
Далее следует нажатием на кнопку “Принять” создать “Приходный складской ордер”.
Для отражения выдачи шин клиенту необходимо нажатием на кнопку “Выдать” создать “Расходный складской ордер”.
Для формирования документа “Акт об оказании услуг” следует перейти по кнопке “Реализация”.
Нажатием на кнопку “Печать” в нижнем левом углу можно распечатать необходимые документы.
Отчеты
1. Сроки хранения шин
Переход к отчету производится через типовое меню Отчеты → Складской учет → Сроки хранения шин. Отчет формируется на дату – автоматически устанавливается текущая.
В настройках можно изменить порядок группировки строк и добавить нужные или убрать лишние колонки:
Показатели отчета:
● Количество – количество шин.
● Дата начала хранения – дата начала хранения шин.
● Дата окончания хранения – дата окончания хранения шин.
● Период хранения – период хранения шин.
● Хранится на складе – количество дней, прошедших с начала периода хранения шин на складе.
● Осталось дней хранения – количество дней, оставшихся до окончания периода хранения шин.
● Просрочено дней хранения – количество дней хранения шин, прошедших после даты окончания периода хранения шин.
В нижней строке “Итого” по периодам и датам отображается минимальное значение, т.е. можно увидеть, через сколько дней минимум освободится на складе место для хранения шин.
На основании данных отчета можно оповестить клиента, что у него заканчивается срок сезонного хранения и шин и заодно предложить услугу шиномонтажа.
2. Анализ выручки по услуге хранения шин
Проанализировать выручку по услуге хранения шин можно при помощи отчета “Анализ продаж и торговой наценки” (Автосервис → Аналитика → Базовые отчеты).
В настройках следует установить отбор по номенклатуре “Услуги по хранению шин”, убрать лишние колонки (Себестоимость, Сумма по заказ-нарядам и др.), также можно добавить группировку строк по подразделению:
-
Необязательно:
-
Уточните, пожалуйста, почему: