Интеграция с ЭДО
Нет времени читать?
Содержание
Понятие электронного документооборота
Электронный документооборот (ЭДО) – это обмен юридически-значимыми электронными документами непосредственно из своей системы, без использования других программ, через одного из операторов ЭДО.
Электронный документ представляет собой файл, заверенный электронной подписью.
Квалифицированная электронная подпись (КЭП) обеспечивает юридическую значимость документов и гарантирует неизменность документа с момента подписания обеими сторонами.
Юридически-значимый документ – значит, что документ имеет законную силу, такую же, как бумажные оригиналы с собственноручной подписью. Документ, подписанный КЭП, уже является оригиналом в электронном виде, т.е. его не нужно распечатывать и подписывать бумажный вариант.
Отправленный из системы документ адресат получает через несколько секунд на своем ПК. Если документ требует двусторонней подписи, получатель также подписывает его электронной подписью и отправляет обратно. Движение документа отслеживается посредством статусов.
Подробнее см. по ссылке: https://kontur.ru/diadoc/spravka/38003-osnovnye_ponyatiya_v_elektronnom_dokumentooborote.
Задачи, которые решает ЭДО
- Безбумажный обмен юридически-значимыми документами – все электронные подписи и печати имеют законную силу, не нужно пересылать распечатанные документы для подписи другой стороной.
- Автоматизация загрузки накладных от поставщиков – программа загружает все необходимые данные: номенклатура, количество, сумма, НДС, ГТД, данные маркировки.
- Отправка документов юр. лицам самым быстрым способом.
Все эти задачи решает система электронного документооборота, модуль интеграции с которой есть в нашей программе 5S AUTO.
Преимущества электронного документооборота
|
Без использования ЭДО: |
При использовании ЭДО: |
|
➖ гора бумажных документов на столах и в шкафах; |
➕ документы хранятся в электронном виде на сервере; |
|
➖ нужно распечатывать и подписывать каждый документ на бумаге минимум в двух экземплярах; |
➕ документы хранятся и подписываются в электронном виде без дублирования на бумаге; |
|
➖ траты на бумагу, принтеры, их обслуживание и расходники; |
➕ экономия бумаги, канцтоваров, расходов на печать; |
|
➖ ручной перенос данных с бумажных документов в программу; |
➕ все данные программа переносит сама автоматически – сокращается рутинная работа; |
|
➖ могут быть ошибки при ручном вводе номеров, сумм и наименований; |
➕ исключаются ошибки ручного ввода информации; |
|
➖ печать, согласование, подписание и отправка бумажных документов может занять несколько рабочих часов сотрудника; |
➕ подписание и отправка документов занимает минуты, освобождается время на более значимые задачи; |
|
➖ подписание стопок документов отнимает много времени у руководства; |
➕ моментальное подписание документов; |
|
➖ подпись от руки можно подделать; |
➕ квалифицированная электронная подпись максимально защищена от подделок; |
|
➖ пересылка документов и ожидание их возврата может занять несколько дней или недель; |
➕ документы мгновенно отправляются в любой регион, и в течение максимум 1-2 дней возвращается подписанный вариант; |
|
➖ отправитель не знает, что происходит с бумажным документом: курьер может потерять его, адресат – забыть поставить подпись; |
➕ документооборот прозрачный – можно отследить, на какой стадии исходящий документ: получен, подписан или отказано в подписи; |
|
➖ если в документах ошибка – нужно распечатывать, переподписывать и отправлять заново; |
➕ переподписать электронный документ можно за несколько минут; |
|
➖ документы при хранении или пересылке могут испортить, потерять или случайно выбросить; |
➕ оригиналы документов хранятся в базе и не теряются; |
|
➖ нужно платить за услуги пересылки почте или курьерской службе; |
➕ уменьшение расходов на услуги курьера и почты; |
|
➖ срок хранения первичных документов не менее 5 лет – для этого требуется отдельный стеллаж или целый кабинет; |
➕ сокращение затрат на содержание архива и экономия места – документы хранятся на серверах в электронном архиве; |
|
➖ налоговая или другие гос.органы могут запросить оригиналы документов по любой сделке – нужно долго их искать, сканировать, заверять; |
➕ оригиналы всех документов всегда под рукой в электронном архиве, можно отправить в налоговую xml-файл; |
Интеграция с Контур.Диадок в 5S AUTO
Интеграция с системой ЭДО позволяет обмениваться с контрагентами любыми электронными документами прямо из системы 5S AUTO без переноса файлов. Т.е. не нужно открывать другую программу и постоянно выгружать и загружать документы.
На сегодня в системе 5S AUTO реализована интеграция с системой электронного документооборота “Диадок”. Подробное описание настройки модуля смотрите на сайте “Контура”: https://support.kontur.ru/diadoc-1s-of.
Получение входящих документов от поставщиков производится бесплатно. На исходящие документы у оператора есть пакеты – 250, 600, 1200 и т.д. Т.е. подразумевается предоплата за отправку определенного числа документов в год. Цена исходящего документа зависит от выбранного тарифа. Чем больше документов в пакете, тем ниже стоимость одного документа (подробнее на сайте оператора).
-
Необязательно:
-
Уточните, пожалуйста, почему: