Перенос данных

   Статья для опытных пользователей

Предварительная подготовка

Для начала должны быть подготовлены excel-файлы с данными, которые необходимо загрузить в базу.

Пример: файл с данными по подразделениям, складам и цехам – данные собраны на соответствующих вкладках

Справочник “Настройка загрузки данных”

Для переноса данных используется специальный справочник программы “Настройка загрузки данных”. Расположение справочника в стандартном меню: CRM → Все операции → Справочники → Настройка загрузки данных

В справочнике требуется создать новый элемент добавлением – нажать на кнопку “Добавить”  или “Добавить копированием” . Откроется окно создания элемента загрузки данных:

Предусмотрено несколько видов загрузки:

• Контрагенты;
• Автомобили;
• Контрагенты и автомобили;
• Контактная информация;
• Остатки товаров;
• Остатки ордерного склада;
• Установка цен;
• Установка цен авторабот;
• Остатки взаиморасчетов;
• Произвольный справочник;
• Произвольный Регистр сведений.

Особенности видов загрузки

Загрузка произвольного справочника 

Загрузка подразделений

Для загрузки произвольного справочника – например, подразделений компании, – необходимо выбрать вид загрузки “Произвольный справочник” и сам справочник в соответствующем поле:

В поле “Файл” требуется выбрать нужный файл с данными, после чего значения автоматически подгружаются в таблицу:

Для начала загрузки требуется в нижней части формы добавить необходимые реквизиты. Для этого сначала выбирается тип реквизита, а затем в поле “имя реквизита” – нужный реквизит:

Далее добавленные реквизиты нужно соотнести со столбцами таблицы. Для этого необходимо дважды кликнуть по ячейке в строке “Реквизиты” на пересечении с нужным столбцом таблицы и в выпадающем меню выбрать из списка добавленных реквизитов нужный:

Необходимо добавить и соотнести все нужные для загрузки справочника реквизиты:

Затем нужно задать наименование элемента Загрузки и нажать кнопку “Записать”.

Дополнительные настройки

При необходимости можно установить соответствие значений загружаемых данных и правила загрузки. Для этого нужно кликнуть на поле “Соответствие значений” и задать нужные параметры, например, установить соответствие наименований в иерархии подразделений:

Также можно задать реквизиты “Искать по” и вариант действий “Если не найдено”:

В справочнике Подразделения есть значение Валюта: ее также следует заполнить, иначе придется проставлять вручную. 

После установки соответствия всех реквизитов необходимо Записать настройки, затем следует нажать кнопку Обработка → Загрузить:

При этом открывается Протокол загрузки на соответствующей вкладке формы, где можно отследить произведенную загрузку данных:

В справочник добавляются загруженные из файла значения в соответствии с заданными реквизитами:

Также создаются карточки организаций: в них добавляются наименование и код – для более расширенного заполнения далее требуется ввести оставшиеся значения вручную.

Регистр сведений загрузки

Все произведенные загрузки сохраняются в регистре сведений (Сервис → Все операции → Регистр сведений) “Загрузка данных” – можно проверить загруженную информацию:

Удаление загрузки

Если загрузка произошла некорректно, следует перейти на вкладку Сеансы загрузки и пометить на удаление нужный вариант загрузки:

При нажатии кнопки “Пометить на удаление” загруженные объекты будут помечены на удаление в справочнике, а контактная информация будет сразу удалена.

Чтобы удалить помеченные объекты из программы, нужно открыть Регламентные операции → Удаление помеченных объектов и удалить всё, что пометили на удаление.
После этого можно сделать вторую попытку загрузки.

Загрузка складов

Для загрузки справочника склады аналогично требуется выбрать вид загрузки “Произвольный справочник” и наименование справочника в соответствующем поле, а также загрузить тот же самый файл с данными:

В загруженной таблице требуется перейти на вкладку “Склад”, кликнуть по ней и выбрать вариант “Загружать только с текущей страницы”. Затем добавить реквизиты и установить соответствие значений по аналогии с загрузкой подразделений.

После завершения обработки Загрузка происходит переход на вкладку “Протокол загрузки”:

В справочник добавляются загруженные склады:

Загрузка цехов

Требуется выбрать вид загрузки “Произвольный справочник”, справочник “Цеха”, загрузить файл. В правилах загрузки реквизита Вид цеха установить соответствие значений:

Загрузка контрагентов

Для загрузки справочника “Контрагенты” требуется выбрать вид загрузки “Контрагенты” (справочник подставляется автоматически) и загрузить файл с данными:

Можно предварительно для проверки построить дерево данного справочника – Обработка → Построить дерево:

В настройке соответствия значений реквизита Родитель можно перенастроить всю иерархию справочника:

Загрузка контрагентов и автомобилей

Если информацию о контрагентах и автомобилях предоставляют в одном общем файле, то используется специальный вид загрузки “Контрагенты и автомобили”:

В типах реквизитов есть реквизиты автомобиля. По типу реквизита “Автомобиль” можно выбрать то, что хранится в регистре автомобиля:

Ключевой реквизит

Можно поставить в поле “Наименование” галочку “Ключевое”: в этом случае, если при загрузке встретится контрагент с таким же наименованием, то он загружаться не будет. Можно выбрать два элемента: контрагент+телефон.

Функция работает в любом справочнике.

Загрузка остатков товаров

Для загрузки остатков товаров требуется выбрать вид загрузки “Остатки товаров” (подтягивается документ “Ввод остатков товаров”), загрузить файл с данными, добавить реквизиты и установить соответствие:

В настройке соответствия значений номенклатуры добавлена галочка “Обработать реквизит документа” – при ее установке будет запускаться стандартная обработка строки документа, все поля документа будут заполняться нужной информацией.

В результате загрузки остатков товаров формируется документ “Ввод остатков товаров”:

Требуется проверить загруженные данные, скорректировать реквизиты документа при необходимости и провести документ.

Загрузка контактной информации

Для загрузки регистра сведений “Контактная информация” требуется выбрать соответствующий вид загрузки (подтягивается регистр сведений “Контактная информация"), загрузить нужный файл, добавить реквизиты и установить соответствие значений:

Прочие виды загрузки

Загрузка других справочников и документов производится аналогично. 

При загрузке цен требуется выбрать вид загрузки “Установка цен”.

По виду “Остатки ордерного склада” создается приходный складской ордер.

По виду “Остатки взаиморасчетов” ...

 

Функционал дорабатывается.