Автозакрытие сделок и ручная привязка

При ведении взаиморасчетов с клиентами и поставщиками необходимо контролировать фактическое закрытие сделок: то есть, отслеживать, что денежные средства, которые мы выдали поставщику или которые поступили нам от клиента, закрыли необходимый документ поступления/продажи. В противном случае сделки в отчетах могут оставаться незакрытыми, и могут возникнуть ситуации развернутого сальдо – когда на одном договоре контрагента в отчетах одновременно числится и задолженность, и переплата. 

Закрытие сделок в системе можно регулировать двумя способами – автоматически либо вручную. 

1. Автоматическое закрытие сделок 

Флаг “Автоматическое закрытие сделок” – это признак в договоре взаиморасчетов и в документах движения денежных средств, таких как “Заказ-наряд”, “ПКО”, “РКО”, “Банковская выписка” и др.

Данный флаг задает алгоритм определения, по каким документам следует учесть оплату. Если признак установлен, то при проведении документа оплаты, например, банковской выписки, программа выполняет поиск незакрытых сделок, и относит оплату на эти сделки по ФИФО. То есть, система сама закрывает задолженности/авансы от старого к новому, указывать сделки в документах оплаты при этом не нужно.

Флаг можно установить в карточке договора взаиморасчетов на закладке “Взаиморасчеты”: в этом случае во всех документах, где указан данный договор, будет устанавливаться флаг автозакрытия.

Принципы работы функционала:

1. При выборе договора в документе оплаты признак “Автоматическое закрытие сделок” по умолчанию устанавливается в соответствии с договором. 
2. Флажок, установленный в договоре, означает, что при проведении документа оплаты с неуказанной сделкой сумма, проходящая по взаиморасчетам, закроет неоплаченные сделки по данному договору в порядке их создания.
3. В документе оплаты флажок может быть снят либо установлен, независимо от наличия его в договоре, и имеет приоритет перед флажком в договоре.
4. Если в документе оплаты указана сделка, то вся сумма зачисляется на данную сделку. Если флажок снят и не указана сделка, то вся сумма зачисляется на документ оплаты (например, на ПКО: он и будет считаться сделкой).

Пример:

Имеется два закрытых и не оплаченных Заказ-наряда на сумму 4540 руб. и 200 руб., оформленные на контрагента, который является юр. лицом: 

От контрагента поступает оплата банковским переводом на сумму 4600 руб.

1. Если флаг автозакрытия сделок не установлен:
   1. Если в документе оплаты – Банковской выписке – указана сделка, т.е. Заказ-наряд, то оплата покроет сумму Заказ-наряда 4540 руб., а оставшаяся часть 60 руб. будет считаться авансом по этой же сделке, т.е. появится переплата:
      
   2. Если сделка в документе оплаты не заполнена, то вся сумма 4600 руб. распределится на договор взаиморасчетов, а в качестве сделки будет автоматически проставлен сам документ оплаты, т.е. текущая Банковская выписка:
      
2. Если флаг автозакрытия установлен:
   1. Чтобы работало автораспределение, заполнять сделку в Банковской выписке (или ПКО) не нужно! Оплата будет автоматически разнесена по сделкам – разным Заказ-нарядам – в порядке их создания, т.е. 4540 руб. закроет первый Заказ-наряд, а оставшиеся 60 руб. будут зачислены на второй:
      
   2. Если указать сделку, то независимо от того, стоит флаг автозакрытия или нет – вся сумма будет разнесена на данную сделку, т.е. будет переплата 60 руб. по текущему Заказ-наряду:
      

2. Ручной контроль сделок

В случае ручного контроля сделок – т.е. если флаг автозакрытия не используется – система автоматически закрывает только взаимосвязанные сделки, например, когда документ оплаты введен непосредственно на основании продажи. Не связанные с документами продажи оплаты необходимо разносить вручную, указывая конкретную сделку в документе оплаты или используя дополнительные документы “Взаимозачет” или “Корректировка долга”. 

Достоинство данного подхода в том, что всегда понятно, на какую именно сделку пришла оплата, а какая еще ждет поступления денежных средств. Недостаток данного подхода – требуется контроль движений с помощью отчетов после создания новых документов оплаты, создание дополнительных взаимозачетов и т.д.

Рекомендации по использованию способов закрытия

1. Для договоров с покупателями флаг автозакрытия лучше не ставить. Оплата производится, как правило, посредством документа “Чек на оплату”, который формируется автоматически по конкретной сделке (например, Заказ-наряду). Банковская выписка привязывается к счету на оплату. Автозакрытие в данном случае не используется.
2. При расчетах с поставщиками – наоборот: рекомендуется ставить автозакрытие, чтобы программа сама определяла, по какому документу зачесть оплату в первую очередь.
3. Флаг автозакрытия сделок можно снимать/устанавливать в каждом документе отдельно – но не рекомендуется использовать эту возможность часто, так как взаиморасчеты в данном случае сложнее будет контролировать. 
4. Одновременное использование и автозакрытия, и ручного указания сделок, и практики внесения денежных средств задним числом приводит к значительной путанице во взаиморасчетах. Чтобы избежать подобных случаев, рекомендуется использовать или автоматический учет, или ручной учет в рамках одного договора.
5. Необходимо учитывать, что в случае автозакрытия сделок перепроведение документов (а также использование обработок, которые перепроводят документы, например, “Восстановление последовательностей”) может двигать взаиморасчеты с одной сделки на другую, если менялись даты документов или если оплаты заносились задним числом.