Взаиморасчеты с контрагентами

Содержание

Понятие взаиморасчетов с контрагентами Виды взаиморасчетов ■ Расчеты с клиентами ■ Расчеты с поставщиками и подрядчиками Договор взаиморасчетов с контрагентом Сделка как документ взаиморасчетов Регистр учета “Взаиморасчеты компании” Отчет “Взаиморасчеты с контрагентами” Автозакрытие сделок и ручная привязка Отчет "Возраст задолженности" Акт сверки взаиморасчетов Корректировка остатков взаиморасчетов

Понятие взаиморасчетов с контрагентами

Взаиморасчеты с контрагентами – неотъемлемая составляющая ведения учета любого бизнеса. Учет взаиморасчетов ведется в разрезе контрагентов, договоров, сделок.

Контрагент – это физическое или юридическое лицо, с которым компанию связывают финансовые отношения. На деле это покупатели, поставщики и подрядчики, а также сотрудники компании. 

При взаиморасчетах с контрагентами следует контролировать:

• сроки оплаты;
• наличие, остатки и сроки задолженностей;
• лимиты долгов по договорам;
• распределение оплаты;
• движение денежных средств;
• и др.

Для ведения расчета с контрагентами на каждого из них в системе заводится договор взаиморасчетов, где фиксируется каждая финансовая деталь. Сотрудничество может быть оформлено на определенный период либо как разовая сделка. По окончании периода производится расчет с контрагентом. 

Каждая финансовая операция фиксируется в документах, поэтому важна четкая организация процесса, чтобы расчет был произведен правильно и в установленные сроки. Благодаря этому можно будет в любой момент посмотреть всю необходимую информацию по определенному контрагенту, или же по всем контрагентам сразу. 

Виды взаиморасчетов

Все взаиморасчеты подразделяют на операции с клиентами, подрядчиками, поставщиками и с сотрудниками компании. Они отличаются друг от друга спецификой проведения, порядком документального оформления и учета.

С поставщиком может быть договоренность по покупке товара в кредит, или на каких-либо других условиях. Подрядчики получают оговоренную с ними сумму, бухгалтерия сразу закрывает ведомости, и задолженности в данном случае бывают крайне редко. На клиентов заведены совершенно другие документы, в которых описан приход, а не расход прибыли. 

Расчеты с клиентами

Расчеты с клиентами – это прием платежей за оказание услуг, оптовые и розничные покупки, возвраты внесенных авансов и случайных излишков. Взаиморасчеты основаны на заключенных нормативных документах, в которых по каждому клиенту указывается:

• форма и порядок оплаты – наличные/безналичные, аванс, предоплата, кредит;
• сроки платежей;
• полученные авансы/предоплаты;
• задолженности;
• условия доставки;
• и др.

Факт реализации фиксируется в заказах, документах продажи, отчетах. Оплату подтверждают расчетными документами: банковскими выписками, кассовыми чеками или ордерами, платежными требованиями. Отгрузку – актами выполненных работ, счетами-фактурами, накладными. Состояние расчетов с клиентами отслеживается по соответствующим расчетным ведомостям.

Расчеты с поставщиками и подрядчиками

Поставщики и подрядчики – все организации, поставляющие компании какие-либо услуги, товары или прочие материальные ценности.

Учет расчетов ведется по двум видам сделок:

1. Приобретение товаров и материальных ценностей – на основании договоров купли/продажи, обмена.
2. Выполнение работ или услуг – на основании договоров подряда, осуществления работ либо оказания услуг (коммунальные, консалтинговые, банковские услуги, аренда, услуги связи, перевозки, взносы в страховые фонды, ремонтные и строительные работы).

Платежи проводят в виде предоплаты и в полном объеме по факту сделанной работы или отгрузки товара. Проверка по товарным и нетоварным взаиморасчетам выполняется в конце отчетного периода. В это время проверяют факты отгрузки и оплаты, выявляют долги, составляют и подписывают акты сверки. Оптимальный способ расчетов согласовывается между организациями и указывается в договоре.

Договор взаиморасчетов с контрагентом

Договор взаиморасчетов – юридический или виртуальный договор компании с контрагентом, в рамках которого ведется расчет.

Договор взаиморасчетов создается для каждого клиента, поставщика и сотрудника в карточке контрагента на вкладке “Счета и договоры”. Следует понимать, что договору в программе не всегда соответствует реальный договор, подписанный контрагентом и скрепленный печатью.

Договор взаиморасчетов с контрагентом создается программой автоматически при создании Корзины или документа, например, Заказ-наряда, если у контрагента не было договора, либо подтягивает существующий договор. Автосоздание договора регулируется правом “Автоматическое создание основного договора” (см. Установка прав и настроек).

Для каждого контрагента может быть оформлено несколько договоров – тогда все проведенные операции с контрагентом можно будет разнести по разным договорам, в зависимости от смысла конкретной операции.

Например, контрагент может быть одновременно и клиентом, и поставщиком услуг, – тогда должно быть создано два договора: “Поставка” и “Продажа”. Либо сотрудник компании может быть одновременно клиентом – тогда у него должны быть созданы договора “Зарплата” и “Продажа”. 

Также создание еще одного договора может потребоваться, если учет взаиморасчетов с контрагентом ведется в разных валютах.

Если у контрагента несколько договоров, задолженность клиента отражается по каждому договору отдельно. Заводить на каждую операцию с клиентом отдельный договор не рекомендуется, т.к. в этом случае сложно отслеживать общую задолженность клиента.

В договоре взаиморасчетов должны быть заполнены основные реквизиты:

• Тип договора – обычно выбирается значение “Договор”.
• Вид договора – может принимать значения: “Поставка”, “Продажа”, “С комиссионером”, “С комитентом”, “Прочее”, “Кредит”, “Подотчет”, “Зарплата”.
• Дата начала и Дата окончания – даты начала и окончания учета по договору.
• Валюта – валюта взаиморасчетов по договору. Не может меняться, если по договору проведен хотя бы один документ.
• Текущий долг составляет … – ссылка на отчет “Взаиморасчеты с контрагентом”, который служит для анализа финансовых взаимоотношений с контрагентами, а также для получения информации о денежных средствах, выданных под отчет по конкретному контрагенту (см. Отчет “Взаиморасчеты с контрагентами”).
• Организация и Подразделение – организация и подразделение нашей компании, от которых заключен договор с контрагентом.
• Основной – договор становится более приоритетным перед остальными договорами контрагента в разрезе подразделения и организации для автоматического выбора.
• Флаги отражающие область применения договора: "З\ч и сервис" – по договору разрешено оформление документов по запчастям и автосервису; "Прочее" – разрешено оформление внутренних документов.
• Типы цен покупки, продажи, работ по данному договору.
• Тип скидки по умолчанию для оформления продаж по данному договору.
• Вид оплаты – может принимать следующие значения: “Наличный расчет”, “Безналичный расчет”, “Произвольная оплата”.
• Автоматическое закрытие сделок – в документах оплаты, создаваемых в рамках данного договора, будет установлен флаг, по которому при проведении документа сначала будут оплачены все незакрытые сделки (подробнее см. Автозакрытие сделок и ручная привязка). 

Договор используется с целью аналитики взаиморасчетов. В связи с этим некоторые поля документа взаиморасчетов не рекомендуется изменять после проведения документов по этому договору. Существенным является изменение полей: “Подразделение”, “Организация”, “Автоматическое закрытие сделок”. Первые два влияют на формировании отчетов, а третье – на алгоритм проведения взаиморасчетов по данному договору.

Сделка как документ взаиморасчетов

Как правило, у клиента имеется один договор взаиморасчетов, по которому происходит работа – ремонт автомобилей, продажа запчастей и т.д. В рамках договора контрагента может быть совершено несколько сделок.

Сделка – это документ взаиморасчетов – отгрузки, поставки, оплаты, – по которому формируется задолженность клиента перед компанией либо компании перед клиентом. Т.е. документ, на основании которого выставляется счет контрагенту.

В качестве сделки могут выступать документы: Счет на оплату, Заказ-наряд, Реализация товаров, Заявка на ремонт, Заказ покупателя, Банковская выписка и др.

Регистр учета “Взаиморасчеты компании”

Для учета взаиморасчетов в программе присутствует учетный регистр “Взаиморасчеты компании”. Проведение документов, по которым производится расчет, создает движения по регистру.

Остатки на регистре – это сумма долга контрагента фирме (положительный остаток) или фирмы контрагенту (отрицательный остаток). Хозяйственные операции, которые увеличивают долг контрагента перед предприятием или уменьшают долг предприятия перед контрагентом увеличивают остатки на регистре и наоборот: хозяйственные операции, приводящие к увеличению долга предприятия перед контрагентом или к уменьшению долга контрагента перед предприятием уменьшают остатки на регистре.

Перейти к просмотру движений по регистру взаиморасчетов можно из документа – например, Заказ-наряда в состоянии “Закрыт” – нажатием кнопки “Перейти → Взаиморасчеты компании” или “Перейти → Движения документа → вкладка “Взаиморасчеты компании”:

В таблице движений взаиморасчетов заполняются договор взаиморасчетов и сделка: в приведенном примере сделкой является Заказ-наряд.

Отчет “Взаиморасчеты с контрагентами”

Для анализа состояния взаиморасчетов с контрагентами используется отчет “Взаиморасчеты с контрагентами”:

Отчет позволяет увидеть состояние взаиморасчетов в разрезе контрагентов, договоров, сделок. Подробнее см. статью Отчет “Взаиморасчеты с контрагентами”.

Автозакрытие сделок и ручная привязка

При ведении взаиморасчетов с клиентами и поставщиками необходимо контролировать фактическое закрытие сделок: отслеживать, что выданные или поступившие денежные средства закрыли необходимый документ поступления/продажи. В противном случае сделки в отчетах могут оставаться незакрытыми, и могут возникнуть ситуации развернутого сальдо – когда на одном договоре контрагента в отчетах одновременно числится и задолженность, и переплата. 

Закрытие сделок в системе можно регулировать двумя способами – автоматически либо вручную:

1. Флаг “Автоматическое закрытие сделок” – это признак в договоре взаиморасчетов и в документах движения денежных средств, который задает алгоритм определения, по каким документам следует учесть оплату. Если признак установлен, то при проведении документа оплаты, например, банковской выписки, программа выполняет поиск незакрытых сделок, и относит оплату на эти сделки по ФИФО (сначала самые старые):
   
2. В случае ручного контроля сделок система автоматически закрывает только взаимосвязанные сделки, например, когда документ оплаты введен непосредственно на основании продажи. Не связанные с документами продажи оплаты необходимо разносить вручную. 

Подробнее см. статью Автозакрытие сделок и ручная привязка.

Отчет "Возраст задолженности"

При помощи отчета “Возраст задолженности” можно анализировать задолженности, т.е. остатки взаиморасчетов по договорам в рамках указанных периодов, задаваемых в днях:

Отчет имеет гибкие настройки и фильтры. Подробнее см. статью Отчет "Возраст задолженности".

Если во взаиморасчетах с контрагентом обнаружены “перекосы” по учету переплат и долгов, то можно откорректировать остатки по сделкам с помощью документа “Корректировка долга” (см. ниже).

Акт сверки взаиморасчетов

Документ "Акт сверки взаиморасчетов" предназначен для согласования сумм задолженности по документам взаиморасчетов с контрагентом:

Подробнее см. статью Акт сверки взаиморасчетов.

Корректировка остатков взаиморасчетов

При учете взаиморасчетов с контрагентом могут произойти ситуации, когда по некоторым документам числятся переплаты, а по другим – долги, хотя по факту задолженности у контрагента у и компании перед контрагентом нет. Сделать взаимозачет этих долгов и переплат по контрагенту можно с помощью функционала автоматической Корректировки долга:

Подробнее см. статью Корректировка остатков взаиморасчетов.