Как отразить авансовый отчет сотрудника

Документ "Авансовый отчет" служит для списания сумм задолженностей с подотчетного лица с отнесением их на выбранную статью расходов. То есть, это отчет по денежным средствам, выданным ранее сотруднику под отчет.

Реестр авансовых отчетов находится в разделе меню: Финансы → Разделы учета → Расчеты с контрагентами → Авансовые отчеты (или в стандартном меню: Документы → Взаиморасчеты → Авансовый отчет) 

Варианты оформления Авансового отчета

1. Через Поступление товаров

Если требуется учесть в программе взаиморасчеты с поставщиком – например, если денежные средства сотруднику выдавались для закупки запчастей – то в документе Авансовый отчет необходимо отразить поступление товаров на склад.

Для этого сначала следует на основании РКО создать документ Поступление товаров и отразить в нем поступление на склад товаров от поставщика, которые были куплены подотчетником.

Авансовый отчет рекомендуется также создавать на основании Расходного кассового ордера. В нем нужно заполнить Контрагента (подотчетное лицо), Договор, Склад и таблицу Расходы: 

Значение в столбце “Содержание” заполняется вручную произвольно.

Далее необходимо поставить галочку “На расчеты с” и выбрать контрагента – поставщика товаров. Если этот флажок установлен, то указанный расход будет отнесен на взаиморасчеты с этим контрагентом. Если флажок снят – то на расходы по указанной статье (см. далее).

В качестве документа-основания* важно отразить Поступление товаров.
*Примечание: Только в случае, если установлен флажок отнесения расхода на расчеты с контрагентом На расчеты с. 

На вкладке Товары можно отразить купленные подотчетником детали, а в таблицу на вкладке Выданные авансы подтягивается документ “Выдача денежных средств подотчетнику” (РКО).

Пояснение: Когда сотруднику выдаются деньги под отчет и оформляется РКО, у него появляется долг перед компанией на выданную сумму. При оформлении документа Поступление товаров у компании формируется долг перед поставщиком на сумму поступления (т.е. на стоимость купленных товаров). Авансовый отчет позволяет оформить списание долга с сотрудника и оплату поставщику за купленные товары. Остаток денежных средств сотрудник сдает в кассу компании, оформляется ПКО, который списывает остаток долга.

2. Списание без оформления Поступления товаров

Посредством Авансового отчета можно оформить расходы компании сразу, без учета отношений с поставщиком, т.е. без оформления Поступления товаров. Например, в случае приобретения чая/кофе или канцтоваров. 

Для этого необходимо на основании РКО создать Авансовый отчет, в нем заполнить Контрагента, Договор (подотчет) и таблицу Расходы – в ней важно правильно выбрать статью расхода. Значения “Содержание” заполняется произвольно, в качестве документа расхода можно указать “Чек”.