ЭДО с поставщиками

➖ гора бумажных документов на столах и в шкафах;

➖ нужно распечатывать и подписывать каждый документ на бумаге минимум в двух экземплярах;

➖ траты на бумагу, принтеры, их обслуживание и расходники;

➖ ручной перенос данных с бумажных документов в программу;

➖ могут быть ошибки при ручном вводе номеров, сумм и наименований;

➖ печать, согласование, подписание и отправка бумажных документов может занять несколько рабочих часов сотрудника;

➖ подписание стопок документов отнимает много времени у руководства;

➖ подпись от руки можно подделать;

➖ пересылка документов и ожидание их возврата может занять несколько дней или недель;

➖ отправитель не знает, что происходит с бумажным документом: курьер может потерять его, адресат – забыть поставить подпись;

➖ если в документах ошибка – нужно распечатывать, переподписывать и отправлять заново;

➖ документ могут испортить, потерять или случайно выбросить;

➖ нужно платить за услуги пересылки почте или курьерской службе;

➖ срок хранения первичных документов не менее 5 лет – для этого требуется отдельный стеллаж или целый кабинет;

➖ налоговая или другие гос.органы могут запросить оригиналы документов по любой сделке – нужно долго их искать, сканировать, заверять;

➖ экологический вред от производства бумаги и утилизации картриджей.

➕ документы хранятся в электронном виде на сервере;

➕ документы хранятся и подписываются в электронном виде без дублирования на бумаге;

➕ экономия бумаги, канцтоваров, расходов на печать;

➕ все данные программа переносит сама автоматически – сокращается рутинная работа;

➕ исключаются ошибки ручного ввода информации;

➕ подписание и отправка документов занимает минуты, освобождается время на более значимые задачи;

➕ моментальное подписание документов;

➕ квалифицированная электронная подпись максимально защищена от подделок;

➕ документы мгновенно отправляются в любой регион, и в течение максимум 1-2 дней возвращается подписанный вариант;

➕ документооборот прозрачный – можно отследить, на какой стадии исходящий документ: получен, подписан или отказано в подписи;

➕ переподписать электронный документ можно за несколько минут;

➕ оригиналы документов хранятся в базе и не теряются;

➕ уменьшение расходов на услуги курьера и почты;

➕ сокращение затрат на содержание архива и экономия места – документы хранятся на серверах в электронном архиве;

➕ оригиналы всех документов всегда под рукой в электронном архиве, можно отправить в налоговую xml-файл;

➕ забота об экологии.