Контрагенты и контакты

Содержание

Справочник Контрагенты и контакты Карточка контрагента Справочник “Виды взаимоотношений” Справочник “Виды контактной информации” Адресная книга Способы перехода в карточку клиента в программе Добавление клиента в базу

Справочник Контрагенты и контакты

Справочник Контрагенты и контакты содержит перечень всех контрагентов компании (клиентов, поставщиков, подрядчиков и т.п.) и их контактных лиц.

Способы перехода в справочник “Контрагенты и контакты”

1. Из стандартного меню системы Справочники → Идентификационные → Контрагенты и контакты;

2. Из меню интерфейса Автосервис → Приемка → Справочники → Клиенты:

Работа со справочником “Контрагенты и контакты”

Кнопки панели управления:

Кнопка	Описание
	Добавить: создать новую карточку контрагента.
	Добавить группу: создать папку для группировки списка.
	Добавить новый элемент копированием.
	Изменить текущий элемент.
	Установить пометку удаления.
	Включить/отключить иерархический просмотр.
	Переместить элемент в другую группу.
	Фильтры и отборы.
	Ввести на основании.
	Обновить текущий список.
	Перейти к связанной информации.
	Отобразить/скрыть панель информации.
	Поиск по справочнику.
	Вывод на печать.

Карточка контрагента

Карточка элемента справочника “Контрагенты и контакты” содержит несколько вкладок.

Вкладки карточки контрагента

1. “Основные”

Описание полей вкладки "Основные":

Поле	Содержимое
Полное наименование	Полное наименование контрагента. Реквизит обязателен для заполнения
Тип клиента	Форма собственности контрагента. Возможные значения:    ●   Юридическое лицо;    ●   Частный предприниматель;    ●   Частное лицо;    ●   Обособленное подразделение;    ●   Прочее.
Основной вид отношений	Описывает основной вид взаимодействия компании с контрагентом. Контрагент может быть поставщиком, подотчетным лицом, клиентом и др. Они находятся в одном справочнике, но имеют разные виды взаимоотношений. Возможные значения:    ●   Покупатель;    ●   Поставщик;    ●   Подотчетное лицо;    ●   Филиал;    ●   Собственник;    ●   Контактное лицо;    ●   Прочее. Назначение вида не является строгим: например, поставщику можно производить отгрузку.
Срок поставки	Реквизит доступен при выбранном виде отношений "Поставщик". Количество дней, в течение которых обычно осуществляется поставка данным контрагентом. По умолчанию “0”.

Вкладки 

1. Дополнительная информация.
Поля вкладки:

   ●   ИНН – Идентификационный номер налогоплательщика. Не активно при типе клиента "Частное лицо".
   ●   Код по ОКПО – Код контрагента по "Общероссийскому Классификатору Предприятий и Организаций". Не доступно при типе клиента "Частное лицо".
   ●   КПП – Код причины постановки на учет. Формируется из ИНН. Недоступно при типе клиента "Частное лицо".
   ●   Код ИМНС – Код налоговой инспекции контрагента. Первые 4 цифры ИНН. Недоступно при типе клиента "Частное лицо".
   ●   Комментарий – Дополнительная информация о контрагенте.

В таблице Автомобили отображается список автомобилей данного контрагента.

2. Контактная информация
На этой вкладке вводится информация о телефонах, адресах, адресах электронной почты и пр.

3. Чаты

На вкладке "Чаты" отображается информация о чатах, с которыми связан клиент:

Подробнее см. статью "Чаты клиента".

4. Контакты

Контактные лица – данные о контактных лицах данного контрагента (Ф.И.О., вид взаимоотношений, должность и др.). Подробнее см. статью.

Контактная информация контактного лица – контактная информация (телефон, адрес, адрес электронной почты и т. п.) для каждого контактного лица данного контрагента.

5. Прочее
Дополнительная информация о контрагенте:

   ●   Источник инф-ции – внешние источники информации о контрагенте, ссылается на справочник "Источники информации";
   ●   График работы – график работы контрагента, ссылается на справочник "Графики работы";
   ●   Гражданство – гражданство контрагента;
   ●   Страна регистрации – страна, где зарегистрирован контрагент;
   ●   Налоговый номер – налоговый номер контрагента;
   ●   Согласие на обработку персональных данных – отметка о согласии на обработку персональных данных;
   ●   Согласие на получение SMS – отметка о согласии на получение SMS. 

2. “Счета и договоры”

Вкладка "Счета и договоры" содержит таблицу, в которую заносится информация из справочников “Банковские счета” и “Договоры взаиморасчетов”:

Можно задать основной банковский счет (его значение может быть выбрано из справочника “Банковские счета”) и основной договор: они выделяются полужирным шрифтом и будут использоваться по умолчанию – подставляться в документы при создании. Для этого нужно выделить нужную строку в таблице и нажать кнопку “Основной”. 

3. “Подтв. документы”

Вкладка "Подтв. документы" содержит список подтверждающих документов для контрагента (доверенность, лицензия и т. п.). 

Реквизиты "Текущий" и "Устаревший" информируют, актуален ли этот документ в данный момент или устарел и не используется.

4. “Дисконтные карты”

На вкладке "Дисконтные карты" находится таблица со списком дисконтных карт, зарегистрированных на контрагента, с накопленной суммой. Над таблицей справа отображается общая расчетная сумма, накопленная данным контрагентом:

5. “Документы”

На вкладке “Документы” собраны все документы, созданные в программе по данному контрагенту – Заказы, Поступление товаров, Приходные ордера, Банковские выписки, Заявки на ремонт, Заказ-наряды и т.д.:

6. “CRM”

На вкладке “CRM” информация о клиенте представлена на вкладках "Бонусы", "Внешние пользователи" (отмечена регистрация клиента в Мобильном приложении, участие в программе лояльности и т.д.) и "Категории клиентов" (позволяет отметить особый статус клиента):

Справочник “Виды взаимоотношений”

Справочник “Виды взаимоотношений” (Справочники → Идентификационные → Виды взаимоотношений) служит для классификации отношений между контрагентами и/или их контактными лицами:

Справочник “Виды контактной информации”

Справочник "Виды контактной информации" (Справочники → Идентификационные → Виды контактной информации) служит для классификации контактной информации:

Типы и виды контактной информации различаются.

Типы контактной информации жестко заданы в конфигурации и не могут быть изменены пользователем. К ним относятся:

   ●   Телефон;
   ●   Адрес;
   ●   E-Mail;
   ●   Веб-страница;
   ●   Номер ICQ;
   ●   Другое;
   ●   Местоположение.

Пользователь может задать произвольное количество видов контактной информации, принадлежащих данному типу. Так, типу контактной информации "Адрес" может соответствовать произвольное количество видов контактной информации, связанной с данным типом, а именно:

   ●   Юридический адрес.
   ●   Почтовый адрес.
   ●   Фактический адрес.
   ●   Адрес за пределами РФ.

Эти четыре значения являются предопределенными, т. е. они уже занесены в текущую конфигурацию и не могут быть изменены пользователем. Но пользователь имеет возможность расширить перечень видов контактной информации, воспользовавшись кнопкой “Добавить”, расположенной на командной панели справочника “Виды контактной информации”.

Адресная книга

Обработка “Адресная книга” (Справочники → Идентификационные → Адресная книга) предназначена для просмотра, поиска и редактирования контактной информации:

Окно обработки разделено на три области:

1. В левой части располагается дерево объектов. Оно содержит следующие разделы: "Контрагенты", "Организации", "Сотрудники", "Подразделения", а также команду "Поиск", при помощи которой можно осуществить полнотекстовый поиск записей по нужному объекту.

2. В правой верхней части располагается область списка контрагентов с функциональной панелью. При выборе раздела дерева объектов в списке отображаются соответствующие этому разделу строки. Кнопка “Карточка” позволяет вывести на печать карточку клиента.

3. В нижней правой части окна отображается область "Контактная информация" – она предназначена для просмотра и редактирования контактной информации по выбранному объекту. Можно использовать кнопки фильтрации выводимой контактной информации. Кнопка “Основная” устанавливает выбранную контактную информацию в качестве основной для данного типа. Кнопка “Открыть” открывает выделенный в списке Web-сайт или создает электронное письмо.

Способы перехода в карточку клиента в программе

1. Из Сделки

При нажатии на имя клиента в Сделке появляются кнопки “Выбрать”, “Очистить” и “Показать”:

Кнопка “Показать”  открывает карточку клиента. Кнопка “Выбрать”  открывает справочник “Контрагенты и контакты”.

2. Из АРМ Клиенты и автомобили

В АРМ “Клиенты и автомобили” можно найти имеющегося в базе клиента по фамилии или номеру телефона и открыть карточку клиента двойным кликом по нужной строке в списке клиентов:

3. Из АРМ Корзина

Открыть карточку клиента или перейти в справочник для выбора другого клиента можно из АРМ “Корзина” нажатием на кнопки “Выбрать” или “Открыть” в поле “Клиент”:

4. Из АРМ Запись на ремонт

Из АРМ “Запись на ремонт” также можно перейти в карточку клиента или открыть справочник “Контрагенты и контакты” нажатием кнопок “Выбрать” или “Открыть” в поле “Клиент”:

5. Из документов

Из документов “Заявка на ремонт”, “Заказ-наряд”, "Заказ покупателя" карточка контрагента и справочник “Контрагенты и контакты” открываются кнопками “Выбрать” и “Открыть” в поле “Заказчик” (а также в поле "Плательщик"):

Добавление клиента в базу

1. Из АРМ Клиенты и автомобили

В АРМ “Клиенты и автомобили” можно найти имеющегося в базе клиента и зарегистрировать новую Сделку. Если клиент не найден в программе по телефону, то можно создать карточку клиента по кнопке “Добавить” в области “Список клиентов” и заполнить данные:

2. Из Сделки

Способ 1

В случае если клиент звонит в первый раз, нужно его записать: спросить имя или Ф.И.О. и ввести в строку “Контакт”. Это уже уникальный клиент (по номеру телефона). Соответственно можно создать карточку клиента.

Для этого следует сохранить сделку нажатием на кнопку “Сохранить”, затем нажать кнопку “Добавить в карточку” под номером телефона и снова “Сохранить”:

Карточка клиента создана в базе, в нее подгружаются имя и номер телефона клиента. Для записи клиента на ремонт достаточно телефона и имени клиента, а также наименования автомобиля.

При заезде клиента требуется заполнить полные Ф.И.О. и все остальные данные по клиенту – пол, контакты и т.д.:

Способ 2

В поле “Контакт” нажать на карандаш (редактирование), затем на появившуюся кнопку “Очистить”:

Появляется кнопка “Выбрать”, нажатием на которую открывается окно “Выбор типа данных”. Требуется выбрать “Контрагенты и контакты” и нажать “Ок”:

Появляются кнопки “Выбрать”, “Очистить” и “Показать”. Нажатием на кнопку “Выбрать” открывается справочник “Контрагенты и контакты”:

В справочнике требуется создать новый элемент – карточку клиента – нажатием на кнопку “Добавить” и полностью заполнить данные по клиенту.

3. Из справочника “Контрагенты и контакты”

При необходимости можно открыть через меню программы справочник “Контрагенты и контакты” (см. выше) и создать карточку клиента добавлением нового элемента. 

Примечание: Рекомендуется для дальнейшего удобства работы со справочником включить иерархический просмотр и выбрать или создать определенную папку, в которой располагаются именно клиенты. Для поиска по всему справочнику, напротив, рекомендуется отключить иерархический просмотр.

4. Из Заказ-наряда

При создании Заказ-наряда на основании Заявки на ремонт, если клиент был введен строкой, открывается диалоговое окно, из которого можно создать карточку контрагента нажатием на кнопку “Открыть форму ввода контрагента”: