Решения

Контрагенты и контакты

06 июня 2022
40 мин.

Нет времени читать?

Отправим материал вам на почту

Содержание

  1. Справочник Контрагенты и контакты
  2. Карточка контрагента
  3. Справочник “Виды взаимоотношений”
  4. Справочник “Виды контактной информации”
  5. Адресная книга
  6. Способы перехода в карточку клиента в программе
  7. Добавление клиента в базу

Справочник Контрагенты и контакты

Справочник Контрагенты и контакты содержит перечень всех контрагентов компании (клиентов, поставщиков, подрядчиков и т.п.) и их контактных лиц.

Способы перехода в справочник “Контрагенты и контакты”

1. Из стандартного меню системы: Справочники → Идентификационные → Контрагенты и контакты;

2. Из меню интерфейса: Автосервис → Справочники → Клиенты

Контрагенты и контакты - Справочник - Путь

Работа со справочником “Контрагенты и контакты”

Контрагенты - Справочник

Кнопки панели управления:

Кнопка Описание
Кнопка Добавить Добавить: создать новую карточку контрагента.
Кнопка Добавить группу

 

Добавить группу: создать папку для группировки списка.
Кнопка Добавить копированием

 

Добавить новый элемент копированием.
Кнопка Изменить

 

Изменить текущий элемент.
Кнопка Пометить на удаление

 

Установить пометку удаления.
Кнопка Иерархический просмотр

 

Включить/отключить иерархический просмотр.
Кнопка Переместить в другую группу

 

Переместить элемент в другую группу.
Кнопки фильтров

 

Фильтры и отборы.
Кнопка Ввести на основании

 

Ввести на основании.
Кнопка Обновить

 

Обновить текущий список.
Кнопка Перейти к связанной информации

 

Перейти к связанной информации.
Кнопка Панель информации

 

Отобразить/скрыть панель информации.
Кнопка Поиск

 

Поиск по справочнику.
Кнопка Печать

 

Вывод на печать.

Карточка контрагента

Карточка элемента справочника “Контрагенты и контакты” содержит несколько вкладок.

Вкладки карточки контрагента

1. Вкладка “Основные”
Контрагенты - Карточка клиента

Описание полей вкладки "Основные":

Поле

Содержимое

Полное наименование

Полное наименование контрагента. Реквизит является обязательным для заполнения.

Тип клиента

Форма собственности контрагента. Возможные значения:

  • Юридическое лицо;
  • Частный предприниматель;
  • Частное лицо;
  • Обособленное подразделение;
  • Прочее.

Основной вид отношений

Описывает основной вид взаимодействия компании с контрагентом.

Контрагенты - Виды взаимоотношений

Контрагент может быть поставщиком, подотчетным лицом, клиентом и др. Они находятся в одном справочнике, но имеют разные виды взаимоотношений.

Возможные значения:

  • Покупатель;
  • Поставщик;
  • Подотчетное лицо;
  • Филиал;
  • Собственник;
  • Контактное лицо;
  • Прочее.

Назначение вида не является строгим: например, поставщику можно производить отгрузку.

Срок поставки

Реквизит доступен при выбранном виде отношений "Поставщик". Количество дней, в течение которых обычно осуществляется поставка данным контрагентом. По умолчанию “0”.

Вкладки 

1. Дополнительная информация.
Поля вкладки:

  • ИНН – Идентификационный номер налогоплательщика. Не активно при типе клиента "Частное лицо".
  • Код по ОКПО – Код контрагента по "Общероссийскому Классификатору Предприятий и Организаций". Не доступно при типе клиента "Частное лицо".
  • КПП – Код причины постановки на учет. Формируется из ИНН. Недоступно при типе клиента "Частное лицо".
  • Код ИМНС – Код налоговой инспекции контрагента. Первые 4 цифры ИНН. Недоступно при типе клиента "Частное лицо".
  • Комментарий – Дополнительная информация о контрагенте.

    В таблице Автомобили отображается список автомобилей данного контрагента.

2. Контактная информация
На этой вкладке вводится информация о телефонах, адресах, адресах электронной почты и пр.

Контрагенты - Карточка клиента - Вкладка Контактная информация

3. Контакты

Контактные лица – данные о контактных лицах данного контрагента (Ф.И.О., вид взаимоотношений, должность и др.). Подробнее см. статью.

Контактная информация контактного лица – контактная информация (телефон, адрес, адрес электронной почты и т. п.) для каждого контактного лица данного контрагента.

Контрагенты - Карточка клиента - Вкладка Контакты

4. Прочее
Дополнительная информация о контрагенте.

Источник инф-ции – Внешние источники информации о контрагенте. Ссылается на справочник "Источники информации".

НЕ является плательщиком НДС – Если флажок установлен, то при заполнении документов контрагента (Поступление ТМЦ) НДС учитываться не будет.

График работы – График работы контрагента. Ссылается на справочник "Графики работы".

Контрагенты - Карточка клиента - Вкладка Прочее
2. Вкладка “Счета и договоры”

Вкладка Счета и договоры содержит таблицу, в которую заносится информация из справочников “Банковские счета” и “Договоры взаиморасчетов”.

Контрагенты - Карточка клиента - Счета и договоры

Можно задать основной банковский счет (его значение может быть выбрано из справочника “Банковские счета”) и основной договор: они выделяются полужирным шрифтом и будут использоваться по умолчанию – подставляться в документы при создании. Для этого нужно выделить нужную строку в таблице и нажать кнопку “Основной”

3. Вкладка “Подтв. документы”

Вкладка "Подтв. документы" содержит список подтверждающих документов для контрагента (доверенность, лицензия и т. п.). 

Реквизиты "Текущий" и "Устаревший" информируют, актуален ли этот документ в данный момент или устарел и не используется.

Контрагенты - Карточка клиента - Подтверждающие документы
4. Вкладка “Дисконтные карты”

На вкладке "Дисконтные карты" находится таблица со списком дисконтных карт, зарегистрированных на контрагента, с накопленной суммой. Над таблицей справа отображается общая расчетная сумма, накопленная данным контрагентом.

Контрагенты - Карточка клиента - Дисконтные карты
5. Вкладка “Документы”
Контрагенты - Карточка клиента - Вкладка Документы

На вкладке “Документы” собраны все документы, созданные в программе по данному контрагенту: Заказы, Поступление товаров, Приходные ордера, Банковские выписки, Заявки на ремонт, Заказ-наряды и т.д.

6. Вкладка “CRM”

На вкладке “CRM” информация о клиенте представлена на вкладках: "Бонусы", "Мобильное приложение" (отмечена регистрация клиента в Мобильном приложении, участие в программе лояльности и т.д.) и "Категории клиентов" (позволяет отметить особый статус клиента).

Контрагенты - Карточка поставщика - CRM

Справочник “Виды взаимоотношений”

Справочник “Виды взаимоотношений” (Справочники → Идентификационные → Виды взаимоотношений) служит для классификации отношений между контрагентами и/или их контактными лицами.

Контрагенты - Справочник Виды взаимоотношений

Справочник “Виды контактной информации”

Справочник "Виды контактной информации" (Справочники → Идентификационные → Виды контактной информации) служит для классификации контактной информации.

Контрагенты - Справочник Виды контактной информации

Типы и виды контактной информации различаются.

Типы контактной информации жестко заданы в конфигурации и не могут быть изменены пользователем. К ним относятся:

  • Телефон;
  • Адрес;
  • E-Mail;
  • Веб-страница;
  • Номер ICQ;
  • Другое.

Пользователь может задать произвольное количество видов контактной информации, принадлежащих данному типу. Так, типу контактной информации "Адрес" может соответствовать произвольное количество видов контактной информации, связанной с данным типом, а именно:

  • Юридический адрес.
  • Почтовый адрес.
  • Фактический адрес.
  • Адрес за пределами РФ.

Эти четыре значения являются предопределенными, т. е. они уже занесены в текущую конфигурацию и не могут быть изменены пользователем. Но пользователь имеет возможность расширить перечень видов контактной информации, воспользовавшись кнопкой “Добавить”, расположенной на командной панели справочника “Виды контактной информации”.

Адресная книга

Обработка “Адресная книга” (Справочники → Идентификационные → Адресная книга) предназначена для просмотра, поиска и редактирования контактной информации.

Контрагенты - Адресная книга

Диалоговое окно обработки разделено на три области.

  • В левой части располагается дерево объектов. Оно содержит следующие разделы: "Контрагенты", "Организации", "Сотрудники", "Подразделения", а также команду "Поиск", при помощи которой можно осуществить полнотекстовый поиск записей по нужному объекту.
  • В правой верхней части диалогового окна располагается панель списка объектов. При выборе нужного раздела дерева объектов происходит переключение панели списка объектов на соответствующие этому разделу строки. Выбор строки объекта открывает одноименный элемент справочника "Контрагенты и контакты".
  • Панель "Контактная информация" отображается в нижней правой части окна. Она предназначена для просмотра и редактирования контактной информации.
    • Кнопки “Показывать телефоны”“Показывать адреса”“Показывать адреса электронной почты”“Показывать веб-страницы”“Показывать номера ICQ”“Показывать другую информацию” предназначены для фильтрации выводимой контактной информации.
    • В списке панели “Контактная информация” выводится контактная информация, связанная с выбранным объектом.
    • Кнопка “Основная” устанавливает выбранную контактную информацию в качестве основной для данного типа.
    • Кнопка “Открыть” открывает выделенный в списке Web-сайт или создает электронное письмо.
    • Контактная информация хранится по типам, которые жестко заданы в конфигурации и не могут быть изменены пользователем. В рамках типов контактной информации пользователь может ввести произвольное количество видов контактной информации, принадлежащих данному типу. Для этого служит справочник “Виды контактной информации”.
    • Кнопка “Карточка” командной панели диалогового окна позволяет вывести на печать карточку клиента.

Способы перехода в карточку клиента в программе

1. Из Сделки

При нажатии на имя клиента в Сделке появляются кнопки “Выбрать”, “Очистить” и “Показать”.

Кнопки Выбрать Очистить и Показать в Сделке

Кнопка “Показать” Кнопка Показать открывает карточку клиента. Кнопка “Выбрать” Кнопка Выбрать открывает справочник “Контрагенты и контакты”.

2. Из АРМ Клиенты и автомобили

В АРМ “Клиенты и автомобили” можно найти имеющегося в базе клиента по фамилии или номеру телефона и открыть карточку клиента двойным кликом по нужной строке в списке клиентов:

Открытие контрагента из АРМ Клиенты и автомобили

3. Из АРМ Корзина

Открыть карточку клиента или перейти в справочник для выбора другого клиента можно из АРМ “Корзина” нажатием на кнопки “Выбрать” или “Открыть” в поле “Клиент”:

Контрагент - Открытие из АРМ Корзина

4. Из АРМ Запись на ремонт

Из АРМ “Запись на ремонт” также можно перейти в карточку клиента или открыть справочник “Контрагенты и контакты” нажатием кнопок “Выбрать” или “Открыть” в поле “Клиент”:

Контрагент - Открытие из АРМ Запись на ремонт

5. Из документов

Из документов “Заявка на ремонт”, “Заказ-наряд”, "Заказ покупателя" карточка контрагента и справочник “Контрагенты и контакты” открываются кнопками “Выбрать” и “Открыть” в поле “Заказчик”.

Контрагент - Открытие из документа

Добавление клиента в базу

1. Из АРМ Клиенты и автомобили

В АРМ “Клиенты и автомобили” можно найти имеющегося в базе клиента и зарегистрировать новую Сделку. Если клиент не найден в программе по телефону, то можно создать карточку клиента по кнопке “Добавить” в области “Список клиентов” и заполнить данные.

Создание контрагента - Из АРМ Клиенты и автомобили

2. Из Сделки

Способ 1

В случае если клиент звонит в первый раз, нужно его записать: спросить имя или Ф.И.О. и ввести в строку “Контакт”. Это уже уникальный клиент (по номеру телефона). Соответственно можно создать карточку клиента.

Для этого следует сохранить процесс нажатием на кнопку “Сохранить”, затем нажать кнопку “Добавить в карточку” под номером телефона. После этого появится окно с предложением записать номер телефона в карточку контрагента – следует выбрать “Да”:

Создание контрагента - Из сделки

Карточка клиента создана в базе, в нее подгружаются имя и номер телефона клиента. Для записи клиента на ремонт достаточно телефона и имени клиента, а также наименования автомобиля.

При заезде клиента требуется заполнить полные ФИО и все остальные данные по клиенту: пол, контакты и т.д.

Создание контрагента - Из сделки - Заполнение карточки
Способ 2

В поле “Контакт” нажать на карандаш (редактирование), затем на появившуюся кнопку “Очистить”:

Создание контрагента - Из Сделки - Выбор типа данных - Очистить

Появляется кнопка “Выбрать”, нажатием на которую открывается окно “Выбор типа данных”: требуется выбрать “Контрагенты и контакты” и нажать “Ок”:

Создание контрагента - Из Сделки - Выбор типа данных

Появляются кнопки “Выбрать”, “Очистить” и “Показать”. Нажатием на кнопку “Выбрать” открывается справочник “Контрагенты и контакты”:

Создание контрагента - Из Сделки - Выбор типа данных - Выбор

В справочнике требуется создать новый элемент – карточку клиента – нажатием на кнопку “Добавить” и полностью заполнить данные по клиенту.

3. Из справочника “Контрагенты и контакты”

При необходимости можно открыть через меню программы справочник “Контрагенты и контакты” и создать карточку клиента добавлением нового элемента. 

Примечание: Рекомендуется для дальнейшего удобства работы со справочником включить иерархический просмотр и выбрать или создать определенную папку, в которой располагаются именно клиенты. Для поиска по всему справочнику, напротив, рекомендуется отключить иерархический просмотр.

Создание контрагента - Из справочника

4. Из Заказ-наряда

При создании Заказ-наряда на основании Заявки на ремонт, если клиент был введен строкой, открывается диалоговое окно, из которого можно создать карточку контрагента нажатием на кнопку “Открыть форму ввода контрагента”:

Создание контрагента - Из заказ-наряда - При создании

Наверх

  • Необязательно:

  • Уточните, пожалуйста, почему: