Решения
Кейсы

Безбумажная работа с клиентами

Интеграция с сервисом обмена электронными документами с клиентами-физлицами
07 декабря 2023
20 мин.

Нет времени читать?

Отправим материал вам на почту

Какие задачи решает безбумажный обмен документами с клиентами

В каждой компании ежедневно подписываются сотни документов с клиентами. 

Подпись на документах обеспечивает их юридическую значимость. Это важно, например, в случае подачи претензии клиентом – компания сможет доказать свою правоту исключительно, если на документах стоит подпись клиента.

Используя классический способ подписания документов с клиентами на бумаге, можно столкнуться со следующими проблемами:

🔹 Не взяли подпись с клиента.
🔹 Требуется согласование с клиентом изменений в смете.
🔹 Бумажные документы могут быть потеряны или испорчены.
🔹 Документы на бумаге необходимо где-то хранить.
🔹 Сотрудники тратят время на работу с документами.
🔹 Высокая стоимость бумаги и расходных материалов для печати.

Решение проблем – электронный документооборот между организацией и клиентами-физлицами.

Как это работает

1️⃣ Вы формируете в программе документ для подписания.
2️⃣ Подписываете документ электронной подписью и отправляете клиенту.
3️⃣ Система отправляет клиенту СМС со ссылкой на документы.
4️⃣ Клиент переходит по ссылке, вводит проверочный код из СМС, читает документ и подписывает его нажатием одной кнопки в смартфоне.

Все занимает не больше 2 минут, что в несколько раз быстрее классического подписания документов на бумаге.

Документы, подписанные в электронном виде, имеют такую же юридическую силу, как подписанные на бумаге. Чтобы документы имели юридическую силу, при первом обращении клиенту необходимо подписать Соглашение об обмене электронными документами – также через сервис электронного документообмена.

Примечание: Для электронного документооборота с юр. лицами с квалифицированной электронной подписью (КЭП) в 5S AUTO предусмотрен отдельный сервис – см. кейс “ЭДО с поставщиками”.

Зачем переходить на электронное подписание документов с клиентами

Процесс согласования услуг с клиентом, заключения договора на обслуживание и многие другие клиентские документы можно перевести в онлайн с помощью сервиса безбумажного документообмена.

Преимущества электронного подписания документов:

🔹 Повышение скорости и прозрачности работы сотрудников. 
🔹 Гарантия юридически значимого подписания документов клиентом.
🔹 Можно согласовать с клиентом документы до того, как он приедет к вам – документ в системе будет заверен его подписью.
🔹 Возможность подписать документы после того, как клиент уже уехал – например, если забыли распечатать документы, подать на подпись, или пришлось внести изменения в документы после подписания.
🔹 Возможность подписывать документы электронной подписью в офисе компании или удаленно.
🔹 Для отправки документа на подпись нужно нажать всего пару кнопок.
🔹 Не требуется установка приложений – ссылка на подписание приходит на номер телефона и открывается в браузере.
🔹 Сокращаются трудозатраты на работу с документами – сотрудники могут сфокусироваться на более важных процессах по взаимодействию с клиентами.
🔹 Подписание документов обеими сторонами занимает меньше минуты.
🔹 Экономия ресурсов на печати и хранении документов.
🔹 Обслуживание клиентов становится быстрым, комфортным и современным.
🔹 Когда клиент подписывает документ, это сразу отражается в системе – изменяется статус документа.
🔹 Документы удобно хранить и невозможно потерять – подписанный документ можно быстро найти в электронном архиве, скачать и распечатать.
🔹 Клиенту подписанный документ доступен в любое время по ссылке в смартфоне.
🔹 Тарифицируется только отправление, для клиентов подписание документов абсолютно бесплатно.
🔹 Данные клиента надежно защищены, подпись работает только для документов между клиентом и данной компанией.
🔹 Экономия бумаги и забота об экологии.

Как это работает

Шаг 1. Подключение интеграции
Подключите сервис, выберите и оплатите тариф, настройте параметры интеграции.

Шаг 2. Регистрация
Зарегистрируйте сотрудников, которые будут работать с сервисом.

Шаг 3. Подписание документа компанией
Создайте документ, подпишите его и отправьте клиенту.

Шаг 4. Подписание документа клиентом
Клиент подписывает документ с помощью смартфона.

Какие документы можно подписывать?

Интеграция используется для подписания специализированных документов: 

🔹 Заказ-наряд;
🔹 Реализация товаров;
🔹 Заказ покупателя;
🔹 Заявка на ремонт.

Помимо них можно подписывать общие административные документы:

🔹 Согласие на обработку персональных данных;
🔹 Договор на оказание услуг;
🔹 Квитанция об оплате, фискальный чек;
🔹 Акты об оказании услуг / об оплате

и другие документы.

Как реализован безбумажный документообмен в 5S AUTO

Одним из сервисов, позволяющих подписывать документы с клиентами-физлицами в электронном виде, является F.Doc

F.Doc работает с простой электронной подписью (ПЭП), которая с помощью кодов, паролей и других способов формирует зашифрованную подпись конкретного человека.

Подписываемые через F.Doc документы имеют юридическую силу, электронная подпись имеет такую же значимость, как подпись на бумаге, и соответствует требованиям закона 63-ФЗ "Об электронной подписи".

Подписывать документы от лица компании может любой сотрудник, имеющий учетную запись в F.Doc и обладающий соответствующими должностными полномочиями. Можно подключить любое количество сотрудников.

Интеграция 5S AUTO с сервисом F.Doc позволяет подписывать с клиентами электронные документы прямо из программы.

Возможности интеграции:

🔹 Обмениваться электронными документами с контрагентами и клиентами, не выходя из окна своей программы.
🔹 Отслеживать все действия с документами в сервисе и оперативно на них реагировать – программа уведомляет об изменении статусов документов.
🔹 Настроить автоматическую отправку документов в фоновом режиме.

1. Формирование печатной формы документа

Интеграция используется для подписания документов Заказ-наряд, Реализация товаров, Заказ покупателя и Заявка на ремонт.

В реестре документов можно отследить статус документа ЭДО – “Подготовлен”, “Подписан” и т.д.:

Для отправки документа клиенту на подпись следует открыть печатную форму документа и на ее верхней панели нажать кнопку “Отправить в ЭДО → Отправить в F.Doc”:

Открывается окно записи документов ЭДО:

Примечание: При первой отправке при отсутствии подключения к сервису сначала также откроется форма отправки заявки на подключение.

Следует проверить все параметры, при необходимости заполнить или изменить. 

Обязательно должен быть правильно заполнен номер телефона клиента, а также полные фамилия, имя и отчество, т.к. они будут указаны в штампе электронной подписи.

Затем нужно нажать кнопку “Отправить в FDoc”:

После этого документ открывается в браузере* на сайте F.Doc.

*Браузер по умолчанию должен быть любой, кроме Internet Explorer!

2. Открытие документа в браузере

На открывшейся веб-странице F.Doc следует проверить правильность заполнения документа и номер телефона клиента:

Примечание: При первой отправке документов данному клиенту или при изменении его Ф. И. О. или номера телефона сначала необходимо получить его согласие на подпись – подробнее см. в статье.

3. Подписание документа

Для подписи документов от лица компании и отправки документа клиенту следует нажать кнопку “Подтвердить и отправить”. Появляется уведомление “Вы успешно подписали документы”, и сразу статус меняется на “Отправлен на подпись. Ожидаем подписания”:

Клиенту приходит сообщение со ссылкой на подпись документа вида “F.Doc. Документы: https://fdoc.ru/cln/UXeMJZYM?c=888888, код: 888888”:

Интеграция с F.Doc - Сообщение Согласие

Клиенту необходимо перейти по ссылке и подтвердить автоматически подтянутый код из SMS:

Интеграция с F.Doc - Согласие Подтверждение

Затем подписать документ:

                                        Интеграция с F.Doc - Подпись документа             Интеграция с F.Doc - Документ подписан

Примечание: Если вы ошиблись, аннулируйте документ и отправьте новый.

После подписания документа обеими сторонами на документе отобразится синий штамп визуализации электронной подписи, а статус изменится на “Подписан”:

Ф. И. О. авторизованного сотрудника будет указано на штампе подписанного документа. 

Просмотреть и скачать документ можно в любое время. Документы доступны: клиентам по ссылке из СМС, сотрудникам – в системе.

См. также инструкцию F.Doc: https://fdoc.ru/documents/instruktsiya-dlya-sotrudnika.pdf.

4. Уведомления

При подписании клиентом документа в программе всплывает уведомление:

При клике на текст уведомления производится переход в документ, с которым можно продолжить работу.

5. Смена статусов

Смену статуса документа можно отследить в реестре – см. выше

Также для проверки смены статуса у документа можно перейти в список документов ЭДО. На его верхней панели есть кнопка “Открыть в браузере документ”, которая позволяет открыть любой из документов в браузере для просмотра:

При необходимости можно продолжить отправку документов:

В случае внесения изменений в документ необходимо отправить его полностью заново, начиная с формирования печатной формы.

Как подключить

Подключение сервиса производится компанией самостоятельно.

Сначала необходимо отправить заявку на подключение через специальную форму программы – см. раздел статьи “Отправка заявки на подключение к сервису”:

Далее следует ожидать, пока по указанным контактам с вами свяжется менеджер F.Doc, ответит на вопросы и проконсультирует в выборе тарифа. Договор (оферта) на право использования F.Doc заключается в момент оплаты счета.

После оплаты счета и регистрации в F.Doc вы получите код доступа (API Key), логин и пароль.

Чтобы сотрудники могли работать с F.Doc, нужно зарегистрировать их в системе: см. в статье раздел “Регистрация сотрудников в F.Doc”.

После регистрации в сервисе F.Doc следует настроить параметры интеграции в системе – см. “Настройка интеграции”.

После подключения сервиса и настройки интеграции можно переходить к работе с F.Doc в программе.

кнопка вверх