Пользователи

Содержание

Введение Видео Справочник "Пользователи" Создание новой учетной записи для сотрудника Создание контрагента Дополнительные настройки

Введение

В рамках данной статьи рассматривается, как добавлять новых пользователей и сотрудников для работы в системе 1С, создавать и настраивать шаблоны прав.

Видео

Справочник "Пользователи"

Справочник "Пользователи" находится в меню интерфейса системы в разделе Администрирование → Сервис → Пользователи и права → Пользователи или в стандартном меню Справочники → Структура компании → Пользователи:

Создание новой учетной записи для сотрудника

Основным способом ввода новых пользователей в систему является инструмент "Мастер быстрого ввода пользователя и сотрудников". Также новую учетную запись для сотрудника можно создать добавлением  на панели управления, либо копированием подобной учетной записи .

В строку "Имя (идентификатор)" рекомендуется сразу вводить полные фамилию, имя и отчество, чтобы сделать пользователя максимально индивидуальным. В строку "Полное имя (ФИО)" продублировать данные.

Вкладка "Доступ"

1. Аутентификация

В поле "Аутентификация" требуется поставить флажок "Аутентификация 1С:Предприятия" и ввести пароль пользователя и его подтверждение.
Примечание: При увольнении сотрудника требуется обязательно снять флажок "Аутентификация 1С:Предприятия" и записать изменения.

Обязательно нужно поставить флажок "Показывать в списке выбора": если этого не сделать, то при входе в 1С в раскрывающемся списке данного пользователя не будет, нужно будет вводить его вручную.

Флажок "Аутентификация Windows" отвечает за возможность авторизации с помощью имени пользователя операционной системы - нужно для автоматического входа: если пользователь зашел на сервер, то 1С уже не будет запрашивать логин и пароль, а будет автоматически подключать именно этого пользователя.

В строке "Пользователь" требуется указать адрес домена и имя пользователя, например: \\Domen-01\i.ivanov. 
Для этого нужно нажать кнопку "Выбрать"  – откроется окно с перечнем всех зарегистрированных пользователей на этом сервере, - и выбрать нужного пользователя (адрес автоматически подгрузится). Это делается для упрощения доступа к 1С, если с данной учетной записи постоянно работает один и тот же человек.

Затем требуется обязательно выбрать Доступные роли для пользователя.

2. Доступные роли

При настройке учетной записи для руководителя или системного администратора можно выбрать роли "Полные права" и "Администратор CRM". По этим ролям у сотрудника будет доступ ко всем справочникам и права на редактирование всего.

Также роль "Администратор CRM" обязательно должна быть установлена у сотрудника, работающего с модулем мотивации.
Примечание: Если это бухгалтер, то роль "Полные права" ему при этом можно не устанавливать. 

Рядовым сотрудникам обязательно установить роли "Пользователь" и "Пользователь CRM" - это минимальные роли, которые должны быть отмечены у каждого пользователя.

Права пользователей суммируются: если у пользователя выбрано две роли, в одной есть доступ, например, к справочнику "Номенклатура", а у второй роли нет, то доступ будет.

3. Основной интерфейс

Разные интерфейсы нужны для того, чтобы ограничить пользователю возможности в программе: убираются некоторые кнопки и пункты меню, доступ к определенным документам и отчетам.
Пустой интерфейс закрывает для пользователя все меню полностью. У него будет доступ к некоторым инструментам только через главное меню.
Полный интерфейс предоставляет доступ ко всем кнопкам и пунктам меню.

4. Шаблон прав

Шаблон прав выбирается нажатием кнопки "Выбрать"  – в соответствии с должностью пользователя. Подробнее про Шаблоны прав см. далее.

Введенные данные следует записать.

Вкладка "Параметры пользователя"

1. Требуется указать Подразделение и Организацию – например, конкретный филиал – в соответствующих строках.

2. Можно установить график работы, если графики сотрудников учитываются в АРМ Запись на ремонт (в случае ведения записи на механиков либо на мастеров-приемщиков). Тогда нужно создать на сотрудника его собственный график и привязать к нему. Они отображаются в Записи на ремонт соответственно тому, как работают. Если это не имеет значения – можно выбрать стандартный "график работы компании" или не выбирать ничего.

3. Для кассиров нужно указать пароль ККМ – этот идентификатор также настраивается в драйвере устройства и в справочнике "Оборудование". Этот пароль должен быть индивидуален для каждого кассира, чтобы в чеке пробивался именно этот сотрудник.

Поле "Телефония":

4. Еще один важный реквизит во вкладке "Параметры пользователя" - это Внутренний номер. Он заполняется только в том случае, если данный сотрудник (либо он и его сменщик) всегда работает с этим номером. Если трубки между сотрудниками постоянно передаются – внутренний номер указывать не нужно.

5. "Пользователь для web-сервисов": для обычного пользователя данный флажок устанавливать не нужно – он устанавливается при создании пользователя web-сервисов (робота).

На этом этапе пользователь уже создан. Теперь нужно указать, что этот пользователь является сотрудником. Для этого нужно поставить флажок. По этому флажку становится активной вкладка "Сотрудник".

Вкладка "Сотрудник"

В этой вкладке можно отдельно ничего не заполнять – карточка будет создана автоматически при записи сотрудника, т.е. требуется нажать кнопку "Записать":

Выйдет окно с вопросом: «Не выбран Сотрудник! Создать нового Сотрудника с именем "…"?» Следует выбрать "Да".

Создастся сотрудник, но Должность "Не определена". Чтобы ее определить можно указать ее здесь или в карточке самого сотрудника:

Можно перейти в карточку сотрудника нажатием на кнопку "Открыть"  и выбрать должность или, если нет такой должности, создать ее:

Примечание: см. статью Начальные настройки для работы в АРМ "Запись на ремонт".

При необходимости ставится флажок, что сотрудник является исполнителем работ, выбирается цех. В этой карточке также можно выбрать график работы при необходимости. Можно указать псевдоним или сокращение имени – для того, чтобы более коротко отображать сотрудников в Записи на ремонт. Можно заполнить контактную информацию по сотруднику в соответствующих вкладках.

Можно указать дату рождения, желательно ставить дату приема, а когда сотрудник увольняется – ставится дата увольнения, флажок "Уволен" (если сразу поставить флажок – автоматически пропишется текущая дата). Нажать "Запись" и "Ок".

После заполнения сотрудника автоматически подтягивается должность в Карточку пользователя.

Создание контрагента

При записи нового сотрудника программа предлагает создать нового контрагента для данного сотрудника: выбрать "Да". Можно создавать контрагента в отдельной папке "Сотрудники":

Подтягиваются все необходимые значения, Тип клиента – "Частное лицо", Основной вид отношений – Подотчетное лицо" – при выборе данного вида отношений появляется поле "Сотрудник":

Далее следует сохранить карточку нажатием на кнопку "Записать" или "ОК". Если такой пользователь уже есть, программа выдаст предупреждение о создании дублирующейся записи:

Если найден тот же самый контрагент, то создавать новую карточку не нужно, можно нажать кнопку "Нет" , перейти к существующей карточке и установить в ней указанные выше параметры. Если найден другой человек с такими же Ф.И.О., следует продолжить ввод нового контрагента нажатием на кнопку "Да" .

Далее необходимо перейти к установке прав и настроек (см. отдельную статью Установка прав и настроек). Для пользователей, которые будут работать с торговым оборудованием, также необходимо настроить Рабочие места.

Дополнительные настройки

Тонкости по карточкам пользователей

Если, например, один из сотрудников иногда работает в другом филиале, можно создать на этого сотрудника второго пользователя, настроить его на другое подразделение, а привязать карточку того же самого сотрудника. При этом нужна осторожность, т.к. при записи карточки пользователя автоматически меняется вся информация в карточке сотрудника. В карточке сотрудника должно остаться то подразделение, в котором он работает обычно, чтобы в отчетах выработка шла именно по этому подразделению.

Оборудование привязывается к пользователю, а не к сотруднику – нужно только создать дополнительно рабочее место.

Регистр "Сведения адресации"

См. статью Адресация задач в CRM по исполнителям, а также видеоинструкцию в указанной статье.

На вкладке "Сведения адресации" настраиваются роли пользователей для корректной адресации задач и новых сделок. Внесенные данные по каждому пользователю записываются в общий регистр "Сведения адресации".

Данный регистр можно открыть через меню интерфейса Администрирование → Компания → CRM → Сведения адресации или через стандартное меню CRM → Все операции → Регистры сведений → Сведения адресации:

Регистр "Сведения адресации" обязателен к заполнению. Если сотрудник работает с CRM или задачами, то он должен в данном регистре фигурировать с какой-либо должностью.

• Мастер-консультант (CRM): для маршрутизации на должность звонков по статусу заказа (если в окне Заказ-наряда указан Мастер – подтягивается, если указать его в Заявке на ремонт).
• Оператор кол-центра: получает все задачи по чатам (если клиент пишет в чат). Подразделение здесь указывать не нужно, потому что чаты создаются на корневое подразделение, и если выбрать подразделение, то задача сотруднику не придет.
• Специалист по запчастям (CRM): имеет право выполнять задачи "Подберите запчасти", которые создаются из Заказ-наряда или автоматически из Записи на ремонт.

Регистр "Внутренние телефоны пользователей текущей смены"

Регистр "Внутренние телефоны пользователей текущей смены" можно открыть через меню интерфейса Администрирование → Компания → CRM → Внутренние телефоны или через стандартное меню CRM → Все операции → Регистры сведений → Внутренние телефоны пользователей:

Примечание: см. статью Настройка внутренних телефонов сотрудников.

Чтобы правильно работала маршрутизация и у пользователя при звонке на его внутренний номер на экране открывалась сделка, здесь обязательно должен быть указан каждый пользователь CRM: Пользователь и Внутренний телефон. Это делается автоматически, если в карточке пользователя стоит внутренний номер. Эта строка появляется в регистре при входе пользователя в систему под своей учетной записью и исчезает, когда пользователь из системы выходит.

Если внутренние номера не привязаны к конкретным сотрудникам, а меняются каждый день – можно в начале рабочего дня вручную заполнять этот регистр: прописывать пользователей и телефоны по факту – кто работает на каком номере.

Внимание! Если пользователь работает одновременно с двух учетных записей на разных компьютерах, а затем с одной из учетных записей выйдет, то из регистра исчезнет строка с данным пользователем и его внутренним телефоном. Сотруднику нужно будет ввести ее вручную на том компьютере, где он продолжает работать. Иначе ему на внутренний телефон будут адресоваться звонки, но не будут открываться сделки.